Diesen Spruch kennen sicher viele. Als Kind habe ich das oft von meinen Eltern oder meiner Oma gehört. Und als ich vor ein paar Wochen etwas über das Buch von Marie Kondo gelesen habe, viel mir der Spruch wieder ein. In ihrem Buch „Wie richtiges Aufräumen Ihr Leben verändert“ schreibt sie darüber, warum aufräumen so wichtig ist. Wichtig für Körper und Seele. Und das dies auch Spaß machen kann. Die richtige Herangehensweise an die Aufgaben macht es möglich.

Und das erinnert mich an Buchführung. Ordnung gehört quasi zur Buchführung und das zu 100 Prozent. Unabhängig ob daraus am Ende ein Jahresabschluss entwickelt wird oder eine Einnahme- Überschussrechnung. Nur blöd, dass sie eben oftmals kein Spaß macht.

Erinnerungen werden wach

Doch wenn wir uns zurück erinnern, an unsere Kindheit. Gibt es da nicht auch Dinge, die keinen Jubelschrei auslösten und trotzdem gemacht wurden? Denken wir nur an das Zähneputzen. Ich habe noch von niemanden gehört, dass er das als Kind voller Freude getan hat. Auch nicht von meinen Kindern oder Enkelkindern. Trotzdem wird es gemacht. Die Bekanntschaft mit Zahnarzt und Bohrer löst eben auch keinen Jubelschrei aus. Ganz im Gegenteil, schon der Gedanke an das Geräusch des Bohrers, führt eher zu einem Unbehagen.

Irgendwann ist regelmäßiges Zähneputzen in Fleisch und Blut übergegangen. Es ist zur Gewohnheit geworden. Zahnhygiene wurde ganz einfach zur Selbstverständlichkeit. Sie ist in der morgendlichen und abendlichen Routine fest verankert. Wir verschwenden gar keinen Gedanken daran, warum wir morgens und abends die Zähne putzen. Und auch nicht, wie es funktioniert. Wir machen es einfach.

Wenn es nun mit der Buchführung auch so leicht wäre. Einfach machen. Dem Grunde nach ist es auch so. Es halten uns einfach nur die vielen anderen Dinge davon ab, die auf uns einstürmen mit der Selbstständigkeit. Wir wussten nicht, zu wie vielen Dingen wir noch mit der Selbstständigkeit automatisch „Ja“ gesagt haben. Keiner hat gezeigt, wie der Wust an Belegen, gleichgültig ob in Papier oder per Mail, stressfrei bearbeitet werden kann. So entwickelt sich das alles zu einem kleinen Buchführungschaos. Dem es eher gilt, aus dem Wege zu gehen.

Sicher haben wir etwas von Buchführung gehört. Aus der Schulzeit kennen wir noch ein paar Grundlagen. Doch das ist theoretisches Wissen. Soll an Haben. Keine Buchung ohne Beleg und so weiter. Die Praxis, mit den vielen Aufgaben die es zu lösen gilt, sieht ganz anders aus. Da ist gerade keine Zeit zum Suchen von Belegen. Denn dringende Aufgaben gilt es zu meistern.

Das Buchführungschaos nimmt so seinen Lauf und die Stopp-Taste ist einfach nicht zu finden. Das ist dann auch der Punkt, wo sich alles schwer anfühlt und der Frust wächst. Obwohl man eigentlich alles richtig machen möchte. Denn Stress mit dem Finanzamt habe ich noch auf keiner To-Do-Liste gelesen.

Belege liebevoll verabschieden

Marie Kondo beschreibt in ihrem Buch, das Ordnung in den meisten Fällen damit beginnt, nicht benötigte Dinge zu entsorgen. Liebevoll sich von diesen zu verabschieden. Für die Buchführung bedeutet das selbstverständlich nicht, dass Belege entsorgt werden sollen.  Wir können das Buchführungschaos, was bisher da ist, gedanklich einfach liebevoll zur Seite schieben. Die Belege, die dazu vielleicht noch auf dem Schreibtisch liegen, erstmal in einen Ablagekorb. Das ist zur Zeit nicht zu ändern. Darum wird sich zu einem späteren Zeitpunkt gekümmert.

Meine Empfehlung ist, diesen Zeitpunkt gleich festzulegen. Ein Zeitpunkt, der etwas in der Zukunft liegt. So, dass sich erstmal neue Gewohnheiten festigen können. Auch nicht zu weit entfernt, damit es erledigt wird. Wann ist ein guter Zeitpunkt, die alten Dinge zu bearbeiten? Lieber gleich morgens, oder besser abends. Wann bist du ungestört, dass du dich darauf konzentrieren kannst? Möchtest du das in einem Stück aufarbeiten oder besser jeden Tag zwei oder drei Stunden? Hast du das für dich geklärt, dann trage diese Termine in deinen Kalender. Markiere sie so, dass jeder weiß, dass diese Termine nicht zu verschieben sind.

Es gibt bei mir manchmal so Dinge, die möchte ich gern machen. Dabei muss ich aber aus meiner Komfortzone. Und da weiß ich nicht genau, ob dieses „gern machen“ ausreicht um es tatsächlich zu tun. Genauso bei Dingen, die ich schon gar nicht erst gern tue. Nur mein Verstand mir sagt, dass diese zu machen sind. Damit ich mir keine Ausreden einfallen lasse, warum ich es nun doch nicht tuen konnte. Habe ich mir angewöhnt, darüber mit anderen Personen zu sprechen. Mit den Mitarbeitern oder mit Bekannten oder schreibe es in einem Blogbeitrag oder bringe es im Podcast. Was ich auch immer nutze. Ich behalte es jedenfalls nicht für mich. Das hilft mir, dass ich es auch wirklich umsetzte.

Reicht bei dir der Eintrag im Terminkalender möglicherweise nicht aus, um die alten Dinge aufzuarbeiten, dann überleg was dir zusätzlich helfen kann. Ich bin mir sicher, du findest Möglichkeiten.

Neue Gewohnheiten

Die alten Dinge hast du jetzt liebevoll zur Seite gelegt. Damit auch die alten Gewohnheiten. Jetzt benötigen wir neue Gewohnheiten. Am einfachsten geht das, wenn du täglich deine Belege bearbeitest. Und zwar so, dass sie auf deinem Computer in einem Ordner gesichert sind. Bietet deine Buchführungssoftware eine App, dann gleich in diese Software scannen. Es ist hilfreich, wenn du die Dinge in der gleichen Reihenfolge bearbeitest. Das könntest du auch in einer Checkliste festhalten. Mach diese Tätigkeit nach Möglichkeit auch zur gleichen Zeit. Zum Beispiel am Morgen, als erste Tätigkeit. Oder nach der Mittagspause. Schau was zu dir am besten passt.

Als ich Profit First in der Kanzlei eingeführt habe, hieß es auch, alte Gewohnheiten ablegen und neue einführen. Dafür habe ich mir die Aufgabe in meinen Kalender eingetragen. Bei mir ist es gleich morgens. Die erste Tätigkeit. Ich checke auch keine Mails vorher. Obwohl, meine erste Tätigkeit ist, einen Latte Macchiato mir zubereiten. Das gehört mit zu meiner neuen Gewohnheit.  Erst dann sind die weiteren Tagesaufgaben dran.

Hast du durchgehalten und die täglichen kleinen Tätigkeiten erledigt, dann bist du ein ganzes Stück weiter.

Jetzt benötigst du nur noch einmal in der Woche zwanzig bis dreißig Minuten. Denn deine Belege sind jetzt auf deinem Computer. Sie müssen noch in deine Buchführungssoftware. Die Rechnungen, die du per Mail erhalten hast, sind auch noch in deine Software zu übertragen. Dann bearbeitest du deine Belege in dieser Software.

Das ist auch ein guter Zeitpunkt die Eingangsrechnungen, die in der nächsten Woche fällig sind, zu überweisen. Gleichzeitig ist es ein idealer Zeitpunkt zu prüfen, ob deine Kunden bezahlt haben.

Damit hast du alles super vorbereitet, damit die Steuerkanzlei deines Vertrauens deine Buchführung erstellen und die Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt übermitteln kann.

Machst du das alles selbst, dann hast du einmal im Monat noch eine Kleinigkeit zu erledigen. Nimm frühzeitig einen kleinen Check vor. Nicht erst an dem Tag, an dem die Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt zu übermitteln ist. Hast du alle Belege oder gibt es Buchungen, die auf der „Parken-Kategorie“ stehen. Also Buchungen, wo du noch keinen Beleg dazu hast oder ähnliches. Kläre diese Sachverhalte. Bevor du die Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt übermittelst, nimm eine logische Prüfung vor. Passt alles, dann ab an das Finanzamt.

Schon ist alles fertig. Und wie nebenbei hast du ganz viele gesetzliche Formalien erfüllt 

Kleiner Tipp noch

Je nach Produkt oder Dienstleistung die du anbietest, werden auch die Ausgangsrechnungen zu unterschiedlichen Zeitpunkten geschrieben. Wer per Vorkasse sein Produkt oder seine Dienstleistung verkauft, hat mit offenen Kundenforderungen nichts zu tun. Erstellst du deine Rechnungen, wenn du das Produkt versendest oder wenn du deine Dienstleistung erbracht hast, kann es schon mal vorkommen, dass ein Kunde übersieht, die Rechnung zu bezahlen.

Hast du die Prüfung des Geldeingangs in deiner wöchentlichen Tätigkeit fest mit integriert, dann stellst du das sehr zeitnah fest. Damit hast du dir einen großen Vorteil zur Verbesserung deiner Liquidität geschaffen. Du kannst zeitnah reagieren. Lege für dich fest, wie du mit nicht rechtzeitig bezahlten Kundenrechnungen umgehen möchtest. Wie lange bekommen deine Kunden Zahlungsaufschub? Wenn dieser Zeitpunkt überschritten ist, was folgt dann? Ein gut funktionierendes Mahnwesen, ist ein sehr nützliches Instrument. Am besten ist es natürlich, wenn es nicht angewendet werden muss. Tritt ein Fall ein, ist es gut zu wissen, welche Schritte zu gehen sind.

Du möchtest mit anderen gemeinsam, deinen neuen Workflow gestalten, dann kann das Online-Programm „Buchführung leicht gemacht“ interessant für dich sein.

Ich wünsche dir viel Freude mit deinem neuen Workflow.

Deine Liane