Ein gesundes Unternehmen zu entwickeln, ist die Aufgabe jedes Unternehmers und jeder Unternehmerin. Eine regelmäßige Kostenanalyse ist dabei ein wichtiges Instrument. Sie eröffnet die Möglichkeit zu verstehen, wo das Geld nicht so effizient wie notwendig eingesetzt wird. Gleichzeitig veranlasst sie, das bessere Fragen zu den täglichen Investitionen gestellt werden. Die Grundlage, um kontinuierlich eine optimale Rendite zu erwirtschaften.
Tipp 1 – Prüfe regelmäßig Deine Kosten
Das klingt eigentlich ganz banal. Ich weiß aus meiner Beratung, wie schwierig das allerdings ist. Oftmals ist der Gedanke da, dass bereits eine schlanke Kostenstruktur vorhanden ist. Doch es sind täglich Entscheidungen zu treffen und so verändert sich im Laufe der Zeit einiges im Unternehmen. Prozesse verändern sich, andere Materialien werden verwendet, neue Dienstleistungen kommen hinzu, andere gehen und vieles mehr. Und so schleichen sich manche Ausgaben im Unternehmen ein, die möglicherweise gar nicht mehr notwendig sind oder nicht mehr in dieser Weise.
Ich weiß, dass dafür Zeit notwendig ist. Trotzdem empfehle ich, die Ausgaben mindestens in einem Rhythmus von sechs Monaten zu prüfen. Dies hat den Vorteil, dass in dem Zeitraum festgestellt werden kann, ob Maßnahmen, die vor sechs Monaten festgelegt wurden, erste positive Veränderungen bewirken.
Wird bei der Überprüfung festgestellt, dass tatsächlich eine schlanke Kostenstruktur vorhanden ist, ist das ebenfalls keine Zeitverschwendung. Damit wird bestätigt, dass dein Unternehmen mit einer optimalen Kostenstruktur funktioniert. Ein Unternehmen mit einer optimalen Kostenstruktur ist in der Lage gesund zu wachsen.
Damit du in die Regelmäßigkeit kommst, nimm doch am Besten gleich deinen Kalender und trag dir die Zeiten in deinen Kalender ein. Aller sechs Monate hast du einen Termin mit deinem Unternehmen.
Tipp 2 – unabdingbare Ausgaben
In einem Unternehmen gibt es eine Vielzahl von Ausgaben. Ob es sich dabei um Ausgaben für Miete, Gehälter, Software, Internet, Datenbanken, Fuhrpark handelt, ist erstmal gleichgültig. Bei jedem Unternehmen ist es je nach Branche unterschiedlich, welche Ausgaben davon wirklich absolut unabdingbar sind. Die also zwingend notwendig sind, um diese Dienstleistung in der Qualität anzubieten, wie das getan wird. Um die Produkte in der Qualität zu verkaufen, wie du das festgelegt hast.
Bestimme Deine unabdingbaren Ausgaben. Nimm deine Gewinn- und Verlustrechnung oder deine Summen- und Saldenliste und markier dir die Ausgaben in grün, die zur Qualitätssicherung notwendig sind, Die benötigt werden, damit du die Tür aufschließen und dein Produkt deine Dienstleistung anbieten kannst.
In meiner Beratung empfehle ich die Erstellung einer Tabelle. Diese ist ganz simpel. Die erste Längsspalte wird beschriften mit Ausgaben. Danach gibt es weitere 12 Längsspalte. Dies sind die Monate. Danach gibt es noch eine Summenspalte. Untereinander werden dann die jeweiligen Ausgaben mit der Bezeichnung nach Datum erfasst und den einzelnen Monaten zugeordnet. Für die einzelnen Monate werden auch die Summen gebildet.
Durch die Summenbildung kann auf einen Blick gesehen werden, wieviel Ausgaben in den jeweiligen Monaten durch den Trichter laufen. Der Jahresbetrag ist sehr interessant vor allem für die Dinge, die monatlich wiederkehren. Hier ist es viel schwieriger den Überblick zu behalten.
Wenn dann noch die unabdingbaren Ausgaben farblich markiert werden, gibt das einen noch besseren Überblick.
Tipp 3 – das Beste aus den Ausgaben herausholen
Die notwendigen Ausgaben sind zusammengestellt. Jetzt geht es um die Analyse. Holt das Unternehmen aus den einzelnen Ausgaben das Beste heraus? Dabei geht es wirklich um die einzelne Ausgabe. Hinterfrage jede Einzelne. Wird aus dieser Investition das Beste herausgeholt? Gibt es Alternativen mit geringerem Investitionsvolumen die deinen Qualitätsanforderungen entsprechen?
Ansatzpunkte könnten zum Beispiel sein:
Überprüfe deine Verträge nach dem angebotenen Leistungsumfang. Durch Veränderung von Prozessen oder Technologien ist mitunter der Leistungsumfang nicht mehr notwendig. Was kann hier sinnvoll verändert werden? Möglicherweise ist dies nicht sofort möglich. Dazu kann eine Notiz auf der Tabelle hilfreich sein, zu welchem Zeitpunkt Änderungen vorzunehmen sind.
Sprich deine Vertragspartner an. Was kann dieser für dich, als langjährigen Kunden, tun? Mitunter wird Nachlass oder Rabatt vereinbart. Möglicherweise gibt es auch von dem Anbieter zwischenzeitlich eine höherwertigere Leistung für dieselbe Investition.
Durchforste deine Ausgaben nach Überschneidungen. Gibt es Produkte oder Dienstleistungen, die bereits in anderen Verträgen teilweise mit enthalten sind? Oftmals sehe ich das zum Beispiel bei den Anbietern von Datenbanken. Das ging mir selbst so. Der eine Anbieter hat das im Portfolio der Andere eine ähnliche Produktpalette. Zwei, drei Jahre konnte ich mich nicht entscheiden, welche nicht mehr genutzt werden sollte. Dann habe ich beide gekündigt. Danach habe ich geprüft, auf welche Datenbank wir bei unserer Arbeit wirklich am Meisten zurückgreifen würden. So haben wir jetzt eine mit einem erweiterten Angebot an Informationen. Und trotz des Zusatzes, ist diese Option günstiger, als die bisherige.
Wie sieht es mit den Arbeitsmaterialien aus? Insbesondere der vermeintliche Kleinkram ist es, der oft übersehen wird. Ob es um Materialien des Arbeitsschutzes, Kleinwerkzeuge oder Verbrauchsmaterial geht. Ist es zweckmäßig ein Budget dafür einzurichten, welches von Mitarbeitern überwacht wird? Gibt es technische oder organisatorische Möglichkeiten, um den Verbrauch schnell zu analysieren?
Tipp 4 – Rann an den Speckgürtel
Du bist dir jetzt ganz sicher, welche Ausgaben unabdingbar für dein Unternehmen sind. Diese haben die grüne Markierung. Die nicht Markierten haben sich leise über eine lange Zeit in dein Unternehmen geschlichen. Jetzt ist es an der Zeit, dass sie dein Unternehmen wieder verlassen dürfen.
Beende diese Verträge, bei denen du die Leistung nicht mehr benötigst. Auch wenn die Vertragslaufzeit noch etwas länger ist, kündige sie gleich. Damit brauchst du dich mit diesem Thema nie mehr beschäftigen. Du kannst einen Haken dran machen. Unser Gehirn liebt abgeschlossene Punkte.
Tipp 5 – Trenne Deine Geldströme
In den meisten Unternehmen gibt es ein oder zwei Bankkonten. Die Kunden zahlen ihre Rechnungen auf diese Konten. Von diesen Konten werden auch die Lieferanten bedient, die Krankenkassen, Lohnzahlungen, Steuern und dein Unternehmerlohn. Es ist also wie ein großes Tablett, vom dem sich jeder bedient. Damit geht der Überblick verloren, ob das Unternehmen zu jeder Zeit für seine Aufgaben die entsprechende Liquidität zur Verfügung hat. Und welche Aufgabe wird vom Unternehmen möglicherweise nicht gut gemeistert.
Denn die erste Aufgabe des Unternehmens ist es den Fortbestand des Unternehmens zu sichern. Das geht nur mit Gewinnen. Deshalb ist es besser diesen von den anderen Geldern des Unternehmens zu trennen.
Die zweite Aufgabe besteht darin, für dich als Inhaber oder Inhaberin gut zu sorgen. Für dich und deine Familie. Dazu wird Unternehmerlohn benötigt. Um diesen zu sichern, sollte er auf ebenfalls von den anderen Geldern im Unternehmen getrennt sein.
Die dritte Aufgabe ist es, sich am Gemeinwohl zu beteiligen. Dies geschieht bei uns durch Steuerzahlungen. Ob uns das Steuersystem gefällt, spielt an dieser Stelle keine Rolle. Fest steht, dass wir mit Beginn unserer unternehmerischen Tätigkeit diese Verpflichtung eingegangen sind. Und damit kein Darlehn bei Vater Staat aufgenommen werden muss, was meist sowieso schwierig ist, macht es Sinn, auch diese Gelder von den anderen im Unternehmen zu trennen.
Damit bleibt nur noch der Rest übrig. Und der ist für die Ausgaben.
Wenn du gern sehen möchtest, wie das für dein Unternehmen aussehen könnte, welche Stellschrauben du zur Verfügung hast, um deine Kosten dauerhaft im Griff zu haben, dann lass uns gern einen virtuellen Kaffee trinken. Oder hör gern den Podcast Queens and Business.