Der 1.1.2025 ist noch in weiter Ferne. Doch diesen Zeitraum solltest du nutzen, um dich mit dem Thema E-Rechnungen zu beschäftigen. In diesem Blogartikel erfährst Du grundsätzliches zur Rechnungsausstellung. Wie der Zeitplan aussieht. Wer E-Rechnungen versenden muss. Warum du als Rechnungsempfänger bereits ab 1.1.2025 startklar sein solltest. Abgerundet wird dies mit einem kleinen Ausblick auf das geplante Meldesystem.

Grundsätzliches zur Ausstellung einer Rechnung

Das gilt bereits heute

Du bist als Unternehmer zur Ausstellung einer Rechnung berechtigt, wenn du eine Lieferung oder sonstige Leistung gegenüber deinen Kunden erbringst. Es besteht allerdings eine Verpflichtung zur Rechnungsausstellung, wenn dein Kunden, gegenüber dem du die Lieferung oder sonstige Leistung erbringst, ein Unternehmen ist. Es gibt nur einige Ausnahmen für bestimmte steuerfreie Umsätze.

Für die Ausstellung der Rechnung hast du sechs Monate Zeit. An diesen Regelungen ändert sich auch nichts ab 1.1.2025.

Neu ab 1.1.2025

Neu ab 1.1.2025 ist grundsätzlich die Verpflichtung zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung. Damit werden wir uns an neue Begriffe gewöhnen. Es gibt dann die Unterscheidung zwischen einer elektronischen Rechnung, E-Rechnung und einer sonstigen Rechnung.

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Eine elektronische Weiterverarbeitung dieser Rechnung wird ermöglicht. 

Da es EU weite Regelungen hierzu gibt, hat dieses strukturierte elektronische Format die CEN-Norm EN 16931 zu erfüllen.

Es gibt heute bereits Formate die dies erfüllen. So nutzen wir über die Datev eine Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei mit der Formatbezeichnung ZUGFeRD-Format. Bei öffentlichen Aufträgen wird das Format XRechnung verwendet. 

Gleichgültig welche Bezeichnung das Format hat, wichtig ist, dass die Formatanforderungen erfüllt sind. 

Unter den Begriff sonstige Rechnung fallen die Papierrechnungen. Auch Rechnungen, die im PDF-Format erstellt werden, sind sonstige Rechnungen. Sie erfüllen  nicht die Voraussetzungen für E-Rechnungen. Und auch die Rechnungen, die in einem elektronischen Format erstellt werden, welches nicht die notwendigen Voraussetzungen erfüllt.

Für wen gelten die Regelungen zur Ausstellung einer E-Rechnung

Nicht jedes Unternehmen ist verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen.

Diese Regelung kommt nur zur Anwendung im B2B-Geschäft. Das bedeutet, dass diese Regelung anzuwenden ist, wenn du eine Lieferung oder sonstige Leistung gegenüber einen anderen Unternehmer erbringst. 

Bist du Kleinunternehmer nach § 19 UStG bist du von der Verpflichtung ebenfalls betroffen, wenn du Waren an einen anderen Unternehmer lieferst oder eine Dienstleistung gegenüber einem anderen Unternehmen erbringst.

In verschiedenen Fällen ist es üblich mit einer Gutschrift abzurechnen. Auch hier gilt zukünftig die E-Rechnung verpflichtend.

Tätigst du Umsätze, bei denen der Leistungsempfänger die Steuer schuldet, das so genannte Reverse-Charge-Verfahren nach § 13 UStG, sind auch hier E-Rechnungen zu versenden. Ganz typisch sind hier Bauleistungen. 

Eine weitere Voraussetzung muss erfüllt sein. Du bist in Deutschland ansässig und dein Kunden muss mit seinem Unternehmen auch in Deutschland ansässig sein. Wobei Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt in Deutschland ausreichend ist.

Ausnahmen

Im Umsatzsteuerrecht gibt es den Begriff der Kleinbetragsrechnung. Das sind Rechnungen, bis zu einem Gesamtbetrag von 250,00 Euro. Bei diesen gibt es Erleichterungen, bei den Angaben auf der Rechnung. Hier muss zum Beispiel nur der Steuersatz ausgewiesen sein und nicht der Steuerbetrag. Trotzdem ist dies eine ordnungsgemäße Rechnung die zum Vorsteuerabzug berechtigt. 

Und für diese Kleinbetragsrechnungen besteht keine Verpflichtung für die Ausstellung einer E-Rechnung. Diese kann in den bisherigen Formaten weiter ausgegeben werden. Es ist dann eine sonstige Rechnung. 

Auch Fahrscheine fallen unter diese Ausnahme.

Stufenweise Umsetzung

Mit der Einführung der E-Rechnung ist einiger technischer und organisatorischer Aufwand verbunden. Nicht jedes Unternehmen ist in der Digitalisierung soweit fortgeschritten, dass diese Umsetzung mal gerade so zwischendurch zu erledigen ist.

So sieht der Fahrplan aus 

Bis 31.12.2026

Papierrechnungen oder andere Rechnungsformate zum Beispiel PDF dürfen im B2B-Geschäft bis Ende 2026 weiterhin versendet werden. Sie gelten weiterhin als ordnungsgemäße Rechnungen, die den Empfänger zum Vorsteuerabzug berechtigen und zum Betriebsausgabenabzug.

Allerdings muss der Rechnungsempfänger dem zustimmen. 

Ab 1.1.2027

Hier gilt grundsätzlich die Verpflichtung zum Versand elektronischer Rechnungen. 

Hat dein Unternehmen allerdings im Jahr 2026 die Umsatzgrenze von 800.000,00 Euro nicht überschritten, dann kannst du im Jahr 2027 noch die sonstigen Rechnungen verwenden. Auch hier gilt. Die Zustimmung des Empfängers ist erforderlich.

Änderungen für Rechnungsempfänger

Wenn du die stufenweise Einführung dir anschaust, könntest du zu der Feststellung kommen, es ist ja noch viel Zeit. Vor allem bei Unternehmen, deren Umsatz noch nicht an der Grenze von 800.000,00 Euro kratzen.

Möglicherweise bist du auch zu dem Schluss gekommen, dass deine Kunden alles Privatkunden sind und du davon nicht betroffen bist.

Passt so nicht ganz. Von diese Umstellung sind wir alle betroffen. Es geht um die Rechnungen, die du von einem anderen Unternehmen erhältst. Es könnte sein, dass du eine Lieferung nach dem 1.1.2025 beziehst. Der Unternehmer, bei dem du die Ware bestellt hast, nutzt schon die E-Rechnung ab 1.1.2025. Eine Zustimmung von dir ist nicht erforderlich. 

Deine Software muss ab 1.1.2025 in der Lage sein, dass du diese Rechnung empfangen und auch speichern kannst.

Anders verhält es sich bei Rechnungen an Endverbraucher. Hier muss der Endverbraucher für den Versand von elektronischen Rechnungen zustimmen.

Der erste kleine Schritt

Nicht jeder möchte sich jetzt gleich mit dem Versenden von E-Rechnungen auseinandersetzten.

Der erste kleine Schritt solltest du allerdings zeitnah gehen. Und zwar in Richtung Empfang von E-Rechnungen. Denn in welchem Format du deine Rechnungen ab 1.1.2025 erhältst, darauf hast du als Rechnungsempfänger keinen Einfluss.

Hier ist Handlungsbedarf, damit am 1.1.2025 alles passt. Deshalb bedeutet dies, sich mit der Software zu beschäftigen, die es heute bereits gibt für den Empfang von E-Rechnungen.

Welche Software gibt es am Markt? Was sind die technischen Voraussetzungen? Ist noch Hardware notwendig? Ist eine Schnittstelle zu deiner Buchführungssoftware vorhanden? Lassen sich die E-Rechnungen leicht in deine Software integrieren? Diese Fragen solltest du frühzeitig klären.

Möglicherweise hast du bisher für deine Ausgangsrechnungen noch gar kein Rechnungsschreibungsprogramm genutzt. Dann empfehle ich dir zu prüfen, ob du mit dieser Software auch Ausgangsrechnungen zukünftig versenden könntest, die den Anforderungen entsprechen. So zu sagen, alles in einem Abwasch.

DATEV-Software

Ich bin kein IT-Experte, aber DATEV-Anwender. Die Datev hat die E-Rechnungsplattform. Sie ist ein gutes Werkzeug für Kleinunternehmer. Einmal registriert, ist schon der erste Schritt getan um zukünftig die E-Rechnungen zu empfangen. 

Es gibt ein E-Rechnungspostfach mit eigener E-Mailadresse. Virenschutzprüfung gehört selbstverständlich mit dazu. Deine Eingangsrechnungen sind übersichtlich dargestellt. Ausgangsrechnungen kannst du hierüber ebenfalls erstellen. 

Die E-Rechnungsplattform kann sich zu deiner zentralen Instanz für deinen Rechnungsversand und für deinen Rechnungsempfang entwickeln. Die Bereitstellung der Daten an die nachgelagerten Systeme wird automatisch durchgeführt.

Ausbaustufe - Meldesystem

Die EU-Kommission hat die Einführung eines elektronischen Meldesystems geplant. Die erste Etappe ist bei uns die Einführung der E-Rechnung. Da das Meldesystem EU weit eingeführt werden soll, wird es auch in den anderen EU-Ländern diese Entwicklung geben. Voraussichtlich 2028, "kommunizieren" quasi nur noch die Plattformen für E-Rechnungen untereinander. Die umsatzsteuerlichen Sachverhalte sollen dann an die Finanzverwaltung gemeldet werden.  

Fazit

Unternehmer, die ihr Geschäft nur online betreiben, haben hier möglicherweise einen Vorteil. Die Prozesse, die Software sind bereits heute digital ausgerichtet. Hier sind zwar auch noch Anpassungen und Software notwendig. Sie haben aber schon einen Teil der Wegstrecke zurückgelegt.

Doch auch die Unternehmen, die noch in der Anfangsphase stecken, sollten dies als Chance sehen, die Vorteile der Digitalisierung zu nutzen. Ich weiß aus eigener Erfahrung, dass zu Beginn erstmal Zeit zu investieren ist. Zeit, die wir gefühlt nie haben.

Es geht nicht nur um Hard- und Software. Die Prozesse sind anzupassen. Die Bearbeitung ändert sich durch die Digitalisierung. Es kommen neue Arbeitsschritte hinzu. Dafür sind viele bisherige Arbeitsschritte nicht mehr sinnvoll und notwendig. Dies ist ein Lernprozess für alle. 

Der 1.1.2025 kommt, deshalb besser rechtzeitig beginnen, damit du E-Rechnungen empfangen und gut in dein System integrieren kannst. Jetzt hast du noch Zeit Erfahrungen zu sammeln.

Für jeden der schon DATEV nutzt, registriere dich auf der E-Rechnungsplattform der DATEV. Dann passt alles zusammen. 

Bis bald

Deine Liane