Mai 18, 2022

diese Methode hat uns geholfen - Time Blocking

diese Methode hat uns geholfen - Time Blocking | QnB 022

Shownotes

Das ist Folge 022.

Willkommen beim Podcast von Queens and Business.

In knackigen 10-15 Minuten erhältst Du als Unternehmerin wertvolle Tipps für den Aufbau eines gesunden Business von A für Anfangen bis Z wie Zufriedenheit.

Wir, das sind Liane und Mandy begleiten Dich als Unternehmerinnen beim Aufbau Deines Wunschbusiness. Uns ist wichtig, dass Dein Business auf einem stabilen Fundament steht und Dir auch nach Jahren noch Spaß macht. Nichts ist schlimmer, wenn das Business einen zur Geisel macht.

Heute sprechen wir über das Thema 'Diese Methode hat uns geholfen!' und geben Dir Tipps wie auch Du es schaffst eine optimale Work-Life-Balance zu leben.

In dieser Episode erfährst du:

- Was das Konzept "Time-Blocking" ist
- Welche Vorteile das "Time-Blocking" bietet und wie Du es optimal für Dich einsetzt
- Wie Du das Konzept des "Time-Blocking" mit dem Konzept "der idealen Woche" kombinieren kannst

Du möchtest wissen, was dann kommt? Dann hör doch gleich mal rein oder nutz die Leseversion.

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Wenn Du Verbesserungsvorschläge für uns hast, dann schreib bitte an
podcast@Queensandbusiness.de.

Herzliche Grüße

Eure Liane und Mandy


Hier kannst Du die Podcastfolge lesen

Hallo und herzlich willkommen zurück zur heutigen Episode. Mit dabei ist auch Liane. Hallo. Wir haben ja letzte Woche über die ideale Woche gesprochen. Hast du schon damit angefangen? Wenn nicht, dann hör doch noch mal in die Folge rein. Wir verlinken sie euch unten. Heute möchten wir auf das Thema Time Blocking eingehen. Und zwar ist das eine Methode, die eigentlich ideale Ergänzung zur idealen Woche ist. Es gibt natürlich noch viele andere Methoden, aber die ist etwas, die wir bei uns einsetzen, umgesetzt haben. Ich weiß gar nicht, wie man es nennen möchte.

Ja, stimmt. Na ja, mit den Worten, das ist manchmal ein bisschen schwierig, aber das ist richtig: Time Blocking haben wir für uns entdeckt, dass das eigentlich gut bei uns reinpasst und dass wir gut damit arbeiten können.

Die Methode zur Zeitplanung für heute ist halt einfach eine andere, als man früher genutzt hat, weil heute die Zeit viel schnelllebiger ist und auch die Welt doch viel mehr abgelenkter ist durch Technik und Co. Und das erinnert uns immer ein bisschen mit E-Mails und Schreiben.

Genau so ist es. So wie du sagst, ablenken. Was ist heute eine Stunde, wenn man im Internet recherchiert? Einfach nichts. Und wenn ich mein E-Mail-Postfach aufmache, dann gucke ich auf die Uhr, nach anderthalb Stunden bin ich bei der Hälfte durch. Und das sind wirklich so Dinge, da muss man drüber nachdenken, ob es das wirklich ist, dass man seine Zeit mit diesen Dingen wirklich verbringen möchte, wo man eigentlich ganz andere Aufgaben, wichtige Aufgaben hat.

Natürlich sind die E-Mails nicht unwichtig, das wollen wir damit nicht sagen, aber sie bringen in der Regel erst mal nicht dein Unternehmen voran und auch keinen Umsatz. So muss man es einfach sagen.

So ist es. Das ist eben so dieser Unterschied, was wichtig ist und was dringend ist. Das sind so diese Dinge. Und vor allem, wir sagen ja auch immer, früher – ist jetzt schon ein ganzes bisschen her – wo wir nichts mit E-Mail am Hut hatten, wo wir immer Briefe geschrieben haben, hat man sich wirklich überlegt, was man geschrieben hat. Da hat man alles gesammelt und dann hat man eben einen Brief geschrieben. Und heute hat man ja das Gefühl, man braucht immer sofort eine Antwort und dann wird jede Kleinigkeit hin- und hergetingelt, sag ich jetzt mal, und dann wundert man sich, dass die Zeit weg ist.

Dieses typische Pingpong-E-Mail-Spielchen. Und früher beim Brief, da wusstest du, vor drei Tagen kriegst du keine Antwort, außer du greifst zum Telefon. Aber das war ablenkungstechnisch gesehen trotzdem ein bisschen besser, so muss man es ja fast sagen. Aber deswegen sagen wir auch – weil wir kriegen die Zeit nicht wieder zurück, die E-Mails gibt es und die werden jetzt auch nicht verschwinden –, dass man eben seine Zeitplanung mit den Methoden von früher heute nicht mehr umsetzen kann. Oder dass das dann dazu führt, dass wir uns häufig fremdbestimmt fühlen.

Man hat immer das Gefühl, man muss das andere jetzt sofort beantworten. Und auf der anderen Seite, wenn man ganz ehrlich ist, leiden ja dann die Aufträge darunter, die jetzt nicht ständig diese E-Mails schicken, weil irgendwas bleibt ja dann liegen bei der ganzen Sache, weil wenn ich zu der E-Mail Ja sage, dass ich die jetzt beantworte, sage ich definitiv zu einer anderen Sache Nein. Und so geht es ja nicht nur mir, so geht es den Mitarbeitern und so geht es allen. Ich glaube auch, dass damit so ein Stresspegel steigt. Und das muss ich auch irgendwo vorbeugen, weil ich mich ja auch wirklich gut mit den Aufgaben, die ich eigentlich wirklich machen will, brauche ich ja auch Zeit dazu, meine Gedanken dazu und da kann ich mich eben nicht immer ablenken lassen. Und die anderen haben ja auch das Recht darauf, ihre Arbeit gut und ordentlich und fristgerecht zu bekommen. Und deswegen ist das, finde ich, eigentlich auch nichts Schlimmes, wenn als E-Mail-Antwort kommt: „Ja, ihre E-Mail ist eingegangen, aber es dauert eben zwei Tage bis wir die beantworten. Und wenn es super wichtig ist, dann bitte diese Telefonnummer benutzen.“ Dann weiß man, dann ist Notfall.  Alles andere ist eben kein Notfall.

Ja, wie heißt es so schön: Die Feuerwehr rufst du auch nicht mit einem Brief. Noch nicht mal per Einschreiben. So ist das einfach. Time Blocking hat uns eigentlich geholfen, das Ganze ein bisschen zu entzerren. Wobei wir jetzt noch nicht sagen, dass wir da schon richtig perfekt drin sind, um Gottes willen. Auch wir lernen da immer noch dazu. Aber was ist jetzt Time Blocking eigentlich?

Wir machen das ja so, dass wir unseren Kalender nehmen und dort gewisse Zeitblöcke eintragen. Das heißt, in gewissen Zeitfenstern beantworte ich die E-Mails oder wir machen Jahresabschlüsse oder Buchhaltung oder eben auch, was wichtig ist, dass man sich die Zeit eben blockt wirklich für Fokuszeit, also für die Zeit, die kein anderer machen kann. Und dass, wenn ich so Tage drin habe, wo wir zum Beispiel sagen, dort nehmen wir den Podcast auf, dann hat man sich auch schon vorher Gedanken gemacht: Das ist die Podcastfolge. Welche Themen wollen wir heute besprechen, wie recherchieren wir das? Dass ich dann auch wirklich mit dem starten kann und nicht erst zu dem Zeitpunkt dann dasitze und denke: Was mache ich jetzt?

Time Blocking ist auch ganz praktisch, wenn man, so wie wir jetzt für den Podcast, zu zweit daran arbeiten muss. Klar, bei der Aufnahme sind wir zu zweit, aber ja auch was die Vorarbeiten geht. Recherchieren tut vielleicht nur einer oder recherchieren vielleicht zwar beide, das könnte man noch zu unterschiedlichen Zeiten machen, aber natürlich müssen wir vorher uns absprechen und einmal durchsprechen, was jeder gefunden hat. Und dafür ist eben Time Blocking total super. Wenn man natürlich in einem Unternehmen arbeitet, macht das die Technik natürlich auch einfacher, weil man einfach einen Zeitblock in beiden Kalendern bei uns blocken kann. Aber ich denke auch, dass das auch in anderen Unternehmen, wo man jetzt vielleicht mehrere Kalender hat oder eben nicht Outlook im Einsatz hat, auch möglich ist. Dann muss man es halt per Telefon klären. Soll also nicht das Problem sein.

Vor allen Dingen, was ich auch bei mir gemerkt habe: Wir kennen ja den Spruch „Wenn du so viel Zeit zur Verfügung hast, brauchst du die ja auch“. Hast du also jetzt ein Zeitfenster geblockt, dann bist du auch in der Lage, in diesem Zeitfenster diese Aufgabe zu erledigen. Natürlich gibt es da immer Abweichungen nach oben und unten. Man verschätzt sich auch mal in der Zeit. Trotzdem ist man in dieser Zeit viel konzentrierter, um das zu machen, was man da wirklich machen will, weil man eben die Ablenkung auch nicht hat.

Genau, das ist einfach so. Und es ist wichtig: Deine Zeit ist nicht unendlich. Daher ist es total wichtig, dass du diese Zeit richtig gut nutzt, dass sie wirklich wertvoll ist und nicht du am Ende des Tages aus dem Büro gehst und denkst: Jo, außer E-Mails nix gewesen heute.

Das kennen wir ja, diesen Frust. Und das hat bestimmt schon jeder erlebt. Wir können da auch auf unseren Jahren ein Lied davon singen. Und deswegen ist man ja heute auch so froh, dass man gewisse Umstrukturierungen geschafft hat und dass man in der Lage ist, das heute anders zu machen und besser zu gestalten. Verbesserungen sind ja immer wichtig und das heißt ja nicht, dass wir am Ende sind. Man arbeitet eben immer weiter.

Also die ideale Woche ist sozusagen das, wo du festlegst, zu welcher Zeit du was machen möchtest. Und die Time Blocking-Methode hilft dir dann, deine Aufgaben, deine To Dos oder was du eben hast, in Blöcke zusammenzufassen und in dem Kalender einzutragen, an dem Tag, wo du nach der idealen Woche sagst: Da würde das optimalerweise für mich reinpassen. Und bei der idealen Woche ist es ja so, dass man dem jeweiligen Tag in der Woche eine bestimmte Aufgabe gibt oder Job – so machen wir es zumindest. Auch das ist bei uns natürlich jeder unterschiedlich, weil wir unterschiedliche Aufgaben haben. Aber bei mir ist zum Beispiel montags der FIBU-Tag und dienstags und donnerstags ist eben der Jahresabschlusstag, so hab ich ihn genannt, und am Mittwoch ist der Kontentag und Freitag ist bei mir der Reservetag für unvorhergesehene Sachen oder irgendwelche Sachen, die ich fertigstellen muss. Und an den einzelnen Tagen hab ich dann aber Blöcke drin, die bei mir heißen To Do, und an diesen Tagen stehen dann eben die Aufgaben drin, die ich zu erledigen habe, was so kurze Sachen sind. Ob es jetzt ein Angebot schreiben ist oder einen Fragebogen ausfüllen – also alles, was man in kurzen, kleinen Blöcken zusammenfassen kann. Wie ist das bei dir?

Bei mir ist das so ähnlich. Ich habe auch meine ideale Woche in Outlook festgehalten. Und damit ich nicht immer Outlook öffnen muss, weil ich ja dann über diese E-Mails stolpere, – das habe ich nämlich bei mir festgestellt – hab ich mir dann für meine einzelnen Tätigkeiten, die ich in den Blöcken mache, einen separaten Kalender von …

Ja, über GoodNotes und gekauft haben wir das von Paperless. Das soll jetzt keine Werbung sein, das wollen wir gleich mit dazu sagen. Die haben wir wirklich anständig erworben und darüber machen wir sogar beide das, das stimmt. Die einzelnen Sachen stehen dann bei mir auch noch da drin. Die Time Blocking-Methode haben wir eigentlich auch gehört über Ivan und ich glaube auch über Thomas. Aber beide verweisen zum Beispiel auch auf den Cal Newport, dem Autor von Deep Work. Das Buch habe ich mir schon mal besorgt, aber der Time Block zum Lesen, der war noch nicht erreicht. Der ist jedenfalls ein großer Verfechter von der Time Blocking-Methode. Wir verlinken euch einfach mal die Internetseite von ihm in den Shownotes. Welche Glaubenssätze mussten auch wir erst mal für uns überspringen, bevor wir mit der Time Blocking-Methode angefangen haben?

„Ja, eine Wochenplanung, die bringt ja sowieso nichts, das geht alles nicht. Und diese Dinge kann ich mich ja sowieso nicht dran halten und das funktioniert alles nicht.“ Das sind so diese Dinge, die man ja selbst für sich zur Seite schieben musste.

Andere sagen zum Beispiel auch: „So eine Wochenplanung engt mich ein.“ Das ist aber jetzt nicht nur bei Zeit, sondern auch überhaupt bei Planung, dass wir das häufiger hören. Aber wir sagen beide: „Nein, eigentlich ist genau das Gegenteil der Fall.“ Warum?

Weil Planung heißt ja nicht, dass ich nicht nach rechts und links noch gucken kann. Aber wenn ich meine ideale Woche geplant habe, dann habe ich mich ja auch schon mal damit auseinandergesetzt und weiß eigentlich, wie mein Gefühl ist, wie ich das gerne haben möchte, dass ich mich gut fühle. Und das bringt mich ja auch in eine viel bessere Energie. Und das ist ja auch sehr wichtig, dass man das hat und man sich nicht nur belastet fühlt.

Genau. Wenn du auch die Time Blocking-Methode mal anwenden möchtest, dann haben wir einen Tipp für dich. Schau doch mal in den Shownotes. Da verlinken wir dir einen Fünf-Schritte-Plan zum Time Blocking, wie wir das gemacht haben. Und auf unserem Blogartikel kannst du natürlich dann auch über Time Blocking lesen, mit unseren Erfahrungen und so weiter. Und wenn dir natürlich die Folge gefallen hat, dann …

… dann empfehle uns bitte weiter. Wir würden uns freuen. Und vielleicht kennst du ja jemanden, der auch Interesse daran hat, der seine Work-Life-Balance und Time Blocking unter einen Hut bringen möchte.

Bis dahin. Und eine schöne Time Blocking-Woche. Tschüss.

Tschüss.


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