Warum funktioniert „Management by Kontostand“ oftmals nicht?

Wie ist die Kontenstruktur in den meisten Fällen im Unternehmen aufgebaut? Es gibt ein manchmal auch zwei Geschäftskonten. Auf diese Konten zahlen die Kunden. Von diesen Konten werden aber auch alle Ausgaben bezahlt. Es ist also ein ständiges „Kommen und Gehen“ des Geldes auf den Konten. Meist werden auch noch Lastschriften erteilt. So dass Lieferanten oder andere Gläubiger sich von den Konten bedienen. Die Konten sind wie große Tabletts, von denen sich jeder etwas nimmt. Du musst nur zusehen, dass die Tabletts immer reichlich gefüllt sind.

Wieviel davon wirklich Dir gehört, also was Dein Gewinn ist, kannst Du nicht feststellen. Außerdem kann unser Gehirn auch nicht feststellen, wie hoch der Anteil des Geld auf dem Konto ist, der eigentlich schon für Lohnzahlungen, Steuerzahlungen und andere Verbindlichkeiten ist, die mit dem bisherigen Umsatz abgedeckt sein müssen. Es stellt nur fest, sieht gut aus oder sieht nicht so gut aus.

Es fehlt bei dieser Art der Kontenführung an Klarheit. Steht dann noch auf der betriebswirtschaftlichen Auswertung ganz unten ein Gewinn, verstärkt sich noch das Gefühl, dass es dem Unternehmen gut geht. Und das ist ja, was alle möchten. Entscheidungen treffen, damit es dem Unternehmen und allen Beteiligten gut geht. Nur ist es im echtem Leben manchmal etwas anders.

Der Gewinn auf Deiner betriebswirtschaftlichen Auswertung wird unter Berücksichtigung der steuerlichen Vorschriften ermittelt. Die tatsächliche Liquidität und wie gesund das Unternehmen wirklich ist, lässt sich daraus nicht einfach erkennen. Oftmals wird erst zu spät festgestellt, dass es sich doch hier eher um einen Pflegefall handelt. Große Anstrengungen sind notwendig, um das Unternehmen wieder auf Kurs zu bringen. Manchmal auch leider ohne Erfolg, aber mit viel Stress, mit schlaflosen Nächten. Und mit der großen Frage für alle: Wie weiter?

„Management by Kontostand“ so funktioniert es ganz einfach.

Statt nur ein oder zwei Geschäftskonten im Unternehmen zu führen, wird ein Mehrkontenmodell eingerichtet. Die Gelder, die in Dein Unternehmen fließen bekommen eine Jobbeschreibung. Bei vielen Banken, kann neben dem Namen, ein Zusatzbezeichnung hinterlegt werden., eine Jobbeschreibung. Und für die Erfüllung dieses Jobs ist dann das Geld auf dem Bankkonto zuständig. Ganz einfach. In der Grundstruktur werden fünf Konten benötigt.

Einnahmekonto

Es wird ein Konto für die Einnahmen eingerichtet. Auf dieses Konto zahlen Deine Kunden ein. Und nur auf dieses Konto. Steht nur ein Konto zur Verfügung, auf welches die Kunden einzahlen können, schafft das einen klaren Überblick über die Gelder, die in das Unternehmen hinein fließen.

Gewinnkonto

Ja, Du liest richtig. Ein Gewinnkonto wird eingerichtet. Nicht bei der Bank, wo Du Dein Einnahmekonto führst sondern bei einer anderen Bank. Aus dem Auge aus dem Sinn. Dieses Konto hat zwei Aufgaben. Die Stabilität und das Wachstum des Unternehmens zu sichern. Die zweite Aufgabe ist es Dich zu belohnen. Für Deine Kreativität das Unternehmen zu gestalten. Für das Risiko, für die Verantwortung die Du täglich trägst. Es ist Gewinn in echt und nicht nur eine nach steuerlichen Vorschriften errechnete Zahl auf Deiner betriebswirtschaftlichen Auswertung.

Unternehmerlohnkonto

Auch Unternehmer*innen haben private finanzielle Verpflichtungen. Miete, Strom, Kleidung, Essen usw. Erholung darf auch nicht zu kurz kommen. Damit dies nicht alles mit den betrieblichen Geldern vermischt wird, ist dieses Konto zuständig. Damit werden die privaten Mittel von den betrieblichen Mitteln getrennt. Einmal im Monat, zum Bespiel mit der Gehaltszahlung an Deine Arbeitnehmer, überweist Du Dir Deinen Unternehmerlohn auf Dein privates Konto.

Steuerkonto

Ich weiß, Steuern ist jetzt nicht gerade das Thema, was alle Herzen höher schlagen lässt. Aber es gehört zu jedem Unternehmen mit dazu. Gleichgültig welche Steuerarten es bei den Einzelnen sind. Steuern sind Gelder, die Dir zu keinem Zeitpunkt gehören. Parkst Du diese auf einem Steuerkonto, stehen sie Dir nicht mehr zu Verfügung. Damit besteht nicht mehr die Gefahr, dass diese Gelder für andere Zwecke ausgegeben werden, nur weil der richtige Überblick fehlt. Richte das Konto bei einer Bank ein, die Du nicht immer im Blickfeld hast.

Ausgabenkonto

Für die wichtigsten Aufgaben, die Dein Unternehmen zu erfüllen hat, hast Du jetzt schon die Konten. Das letzte Konto, was noch benötigt wird, ist das Ausgabenkonto. Von dem Konto werden alle Ausgaben für das Unternehmen bezahlt.

So verteilst Du die Gelder von Deinem Einnahmekonto auf die anderen Konten?

Ermittle Deine Verteilersätze

Mike Michalowicz hat in seinem Buch „Profit First“ die idealen Verteilersätze aufgeführt. Und wenn Du Existenzgründer bist, dann kann es sinnvoll sein, diese gleich zu verwenden. Damit weiß Dein Unternehmen gleich, was Du von ihm erwartest. Ein Unternehmen was schon länger besteht, muss sich meist etwas an die idealen Verteilersätze heranarbeiten. Diese Verteilersätze sind Richtwerte. Sie sind nicht in Stein gemeißelt. Du entscheidest selbst, was für Dich ideal ist. Dein Unternehmen, Dein Sandkasten, Deine Entscheidung. Mitunter können Denkanstöße von außen sehr hilfreich sein, um den Blickwinkel wieder neu zu schärfen.

Starte mit dem Ist-Zustand. Nimm Deine Kontoauszüge der letzten 12 Monate und notiere Dir alle Geldabgänger der letzten 12 Monate. Unterteile Dir diese in Gewinn, in Unternehmerlohn (Privatentnahmen), in Steuern (Umsatzsteuer, Einkommensteuer, Körperschaftsteuer) und in den Rest der Ausgaben. Deine Privatentnahmen kannst Du sicher auch Deinen Buchhaltungsunterlagen entnehmen. Gewinn notierst Du nur, wenn wirklich Gewinn entnommen wurde. Die Einnahmen der letzte 12 Monate entnimmst Du auch Deinem Bankkonto.

Hör Dir auch gern dazu unseren Podcast an.

Wenn Du diese Aufstellung selbst machst, empfehle ich Dir, außer den Privatentnahmen, nicht die Daten aus der Buchhaltung zu entnehmen. Wie bereits erläutert sind diese nach steuerlichen Gesichtspunkten auf den Auswertungen erfasst. Das empfehle ich nur, wenn steuerliche Kenntnisse vorhanden sind und Informationen über das Buchungsverhalten vorliegen.

Hast Du die Summen ermittelt, errechnest Du jetzt wie hoch das prozentuale Verhältnis der einzelnen Bereiche zu Deinen Einnahmen ist. Damit stehen die Verteilersätze fest. Ja es ist richtig, das macht erstmal Arbeit. Der Erkenntnisgewinn daraus, lässt Dich die Arbeit vergessen. Meine Empfehlung, sieh Dir die idealen Prozentsätze Deiner Umsatzklasse an, dann hast Du ein besseres Steuerungsinstrument.

Wie sollen sich Deine Prozentsätze im nächsten, oder im übernächsten Quartal entwickeln? Was kannst Du tun, um das zu erreichen? Bist Du vielleicht schon viel besser als die Anderen, super. Was kannst Du tun, um diese Stärke zu sichern?

Hast Du Dir noch nie wirklich Gewinn ausgezahlt, sei nicht enttäuscht. Beginne ab sofort mit einem Prozent Deiner Einnahmen auf das Gewinnkonto einzuzahlen. Das klingt nicht viel. Du wirst aber sehen, was es mit Dir macht. Das heißt auch, dass Du dieses eine Prozent bei einer anderen Position zukünftig kürzt. In den seltensten Fällen sollte es die Position Steuern sein.

Lege Deinen Rhythmus fest.

Den Verteilerschlüssel hast Du ausgerechnet, damit ist der Schritt geschafft. Keine Angst, die Verteilung wird nicht bei jedem Geldeingang vorgenommen. Lege Dir einen Rhythmus fest. Ein Rhythmus der gut zu Deinem Unternehmen und zu Dir passt. Wöchentlich, aller zwei Wochen oder nur einmal im Monat. Das macht zum Beispiel Sinn, wenn Provisionen nur einmal im Monat ausgezahlt werden. Bestimme einen festen Tag. Immer der 10. des Monats und der 25. oder immer am Freitag. Wie auch immer. Hauptsache immer gleich. Trage den Termin mit Dir gleich in Deinen Kalender ein.

Hör Dir dazu auch gern unseren Podcast an.

Alle Einnahmen, die sich bis zu dem Zeitpunkt auf Deinem Einnahmekonto angesammelt haben, verteilst Du jetzt auf die anderen Konten. Nach der Verteilung ist Dein Einnahmekonto auf 0,00 Euro.. Ich empfehle eine gedankliche Null zu nehmen. Immer 100,00 Euro Bankbestand nach der Verteilung oder was für Dich eine gedankliche Null ist.

Fazit

Ein Blick auf die einzelnen Kontostände verrät Dir zu jedem Zeitpunkt, wieviel finanzielle Mittel Deinem Unternehmen wofür zur Verfügung stehen. Entscheidungen, gleichgültig ob die Investition in Maschinen, Software, Fortbildung, neue Mitarbeiter, Du hast immer einen klaren Überblick. Management by Kontostand ist also gar kein Hindernis mehr.

Steuerzahlungen rufen auch nicht mehr das Gefühl hervor, dass Du von Deinem Geld etwas her gibst. Es ist sowieso schon auf einem anderen Konto. Ganz im Gegenteil, ein ruhiges Gefühl macht sich breit, da für Steuerzahlungen vorgesorgt wurde.

Und da ist noch das Thema Gewinn. Du bekommst von Deinem Unternehmen eine Gewinnausschüttung. Die Belohnung für Dich. Immer am 1.1. am 1.4. am 1.7. und am 1.10. zahlst Du Dir von Deinem Gewinnkonto die Hälfte des im letzten Quartal eingezahlten Gewinns aus. Die andere Hälfte bleibt auf dem Konto für die Sicherheit und Stabilität des Unternehmens.

Den Punkt Kontoführungsgebühren möchte ich nicht vergessen. Ja, es ist richtig, die Kontoführungsgebühren steigen bei diesem System. Es sind Investitionen zur Schaffung finanzieller Klarheit. Und nicht nur das. Ist dieses System erstmal richtig implementiert, schafft es weitreichende Erkenntnisse.

Es ist ein System, welches sich in jedem Unternehmen implementieren lassen kann. Es ist ausbaufähig und lässt sich damit auf die individuelle Gegebenheiten anpassen. Es lebt vom TUN der Menschen die es anwenden.

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