Lektion Nummer 1 – Ich bin Unternehmerin

In der Fortbildung zur Steuerberaterin habe ich vieles gelernt. Gesetzestexte hoch und runter. Paragraphen, Begründungen, Sachverhaltserläuterungen, Urteile lesen und verstehen, betriebswirtschaftliche Zusammenhänge erkennen und und und. Was ich nicht gelernt habe, dass ich Unternehmerin bin. Meine Kanzlei ist ein Unternehmen, wie jedes andere Business am Markt.

Die Kanzlei gründete ich auf der grünen Wiese. Ich war Sekretärin, Steuerfachangestellte, und Steuerberaterin, alles in einer Person. Und das war auch gar kein Problem. Ich freute mich, mit meinen Mandanten zusammen zu arbeiten. Sie zu begleiten, beim Aufbau und der Weiterentwicklung Ihres Business. Das ich Unternehmerin bin, war mir nicht wirklich bewusst. Ich war Freiberuflerin.

Es dauerte schon eine ganze Zeit bis ich verstanden habe, dass auch ich Zeit benötige, um an meiner Kanzlei zu arbeiten und nicht nur in meiner Kanzlei. Das die Mitarbeiter der Kanzlei mehr Freiraum benötigen, um Verantwortung wirklich übernehmen zu können. Nur so hatte ich die Möglichkeit, die Position der Unternehmerin auszufüllen.

Das hieß für mich, raus aus der Komfortzone. Trotzdem bin ich froh, dass ich diesen Schritt gegangen bin.

Meine Empfehlung

Nutze gleich zu Beginn ein WhiteBoard auf dem Du Deine Wünsche und Ziele visualisierst. Plane Dir von Anfang an Zeiten in Deinem Terminkalender ein, an denen Du Dich nur mit Deiner Businessentwicklung beschäftigst. Suche Dir einen Sparringspartner der Dich inspiriert, Dein Business erfolgreich zu gestalten.

Lektion Nummer 2 – Bewusste Kalenderhygiene

Es gab bei mir Tage manchmal sogar Wochen, da hatte ich das Gefühl, irgendwie bekommst du gar nichts mehr fertig von den Dingen, die du dir vorgenommen hast. Keine zusammenhängenden Zeiten um einen Sachverhalt vollständig zu bearbeiten. Mein Terminkalender war total zerpflückt. Da eine Besprechung, dort ein Telefonat und dann noch ein ganz dringender Termin. Am Besten heute und nicht morgen. Ja, wo war die Lücke im Terminkalender? Irgendwie war es so, als würden andere über meine Zeit bestimmen.

Wie schön war das dann am Samstag oder am Sonntag ungestört die Arbeit zu erledigen, die ich mir vorgenommen hatte. War es das, warum ich mich selbständig gemacht habe? War das diese Art der Freiheit die ich wollte? Ganz klar, nein. Ich war aber auch selbst hin und her gerissen. Gute Erreichbarkeit, schnelle Rückrufzeiten oder kurzfristige Termine bei wichtigen Problemen, das war ja selbst mein Anspruch.

An diesem hat sich auch nichts geändert. Trotzdem oder gerade deswegen habe ich meinen Kalender aufgeräumt und strukturiert.

Meine Empfehlung

Nutze von Beginn an ein Zeitmanagementsystem. Es gibt einige davon. Ich habe mich für Timblocking entschieden. Schaffe die To-Do-Listen ab. Trag die Aufgaben besser gleich in die vorgesehen Zeitblöcke in Deinen Kalender ein. Bau Dir Zeitpuffer ein. Betreib von Zeit zu Zeit Kalenderhygiene.

Lektion Nummer 3 – Du bist dein bestes Pferd im Stall

Diesen Satz habe ich vor ein paar Jahren von meiner lieben Kollegin Benita Königbauer gehört. Zu Beginn dachte ich, dass klingt ja irgendwie egoistisch. Ich benötige doch mein Team. Die Mitarbeiterinnen der Kanzlei, die ich sehr schätze. Nur gemeinsam können wir erfolgreich sein.

Und doch stimmt der Satz. Denn ohne mich würde es die Kanzlei nicht geben. Die Mitarbeiterinnen hätten diesen Arbeitsplatz nicht. Auch die Mandanten, die gern mit mir zusammen arbeiten, hätten keinen Ort an den sie kommen könnten mit ihren Fragen. Oder auch einfach um mit einem Menschen zu sprechen, der ihre Sorgen und Ängste versteht. Der sich gleichzeitig auch freut und begeistert ist, über die Erfolgserlebnisse.

Damit dies alles möglich ist, muss ich mich gut um mich kümmern. Nur ich kann das tun. Dazu benötige ich ein gesundes Unternehmen.

Meine Empfehlung

Stell Deinen Gewinn an erste Stelle in Deinem Unternehmen. Damit meine ich nicht den Gewinn auf dem Papier, der nach steuerlichen Gesichtspunkten ermittelt wird. Ich meine wirklich den Gewinn in Cash, auf Deinem Konto. Leg Deinen Focus auf den Gewinn. Nur mit Gewinn kann Dein Unternehmen auf Dauer existieren und für Dich und Deine Familie gut sorgen. Du bist die Person, die sich um sich gut kümmern muss, damit Du die Leistung abrufen kannst, die Deine Auftraggeber von Dir erwarten. Unter Stress und Druck kann keiner seine 100%-ige Leistungsfähigkeit auf Dauer abrufen.

Lektion Nummer 4 – Klare Finanzstrukturen

Zu Beginn meiner selbständigen Tätigkeit hatte ich keine klaren Finanzstrukturen. Klingt vielleicht komisch, wenn ich das als Steuerberaterin schreibe. Ich hatte zwei Geschäftskonten. Darauf gingen alle Einnahmen ein und alle Ausgaben wurden von den Bankkonten bedient. Einen klaren Überblick darüber, wieviel von den Einnahmen, die im laufenden Monat auf dem Konto eingingen, waren eigentlich schon anteilig für den Lohn meiner Mitarbeiter. Wieviel davon schon Umsatzsteuer und Einkommensteuer? Wieviel Geld war schon für die Tätigkeiten der Abschlussarbeiten und Steuererklärungen, die zu späteren Zeitpunkten noch erbracht werden mussten? Es war ja ein ständiges Kommen und Gehen auf den Konten.

Ich weiß, dass ich manche Entscheidung getroffen habe, die ich bei klareren Finanzstrukturen so nicht entschieden hätte. Ganz bewußt ist mir dies geworden, seit dem ich zertifizierte Profit-First-Professional bin und dies auch täglich lebe. Meine Einnahmen bekommen heute eine Jobbeschreibung. Dies geschieht, in dem ich diese, nach einem entsprechend ausgerechneten prozentualen Verhältnis auf verschiedene Konten umbuche. Da gibt es bei mir zum Beispiel das Gewinnkonto, das Unternehmerlohnkonto, das Steuerkonto, das Lohnkonto, das Investitionskonto und als letztes das Ausgabenkonto. Ein Blick auf die Konten zeigt mir jederzeit, wie mein Unternehmen finanziell aufgestellt ist.

Meine Empfehlung

Bau Dir entsprechend Deines Business eine klare Finanzstruktur auf. Gleichgültig ob Du gerade erst Dein Unternehmen gegründet hast oder schon Jahre ein Business hast. Bist Du noch skeptisch, ob dies wirklich Vorteile für Dich bringt, dann beginne mit Deinem Gewinnkonto. Buche jede Woche, immer an dem gleichen Wochentag, 1% von Deinen Einnahmen der letzten Woche auf Dein Gewinnkonto um. Du wirst nach einiger Zeit merken, was das bei Dir bewirkt. Danach kannst Du Dich weiter entscheiden.

Lektion Nummer 5 – Prozesse sind super

Da ist sie wieder, die Klarheit, die ich so liebe. Denn auch Prozesse schaffen Klarheit. Bei meinem Start in die Selbstständigkeit war ich alleine. Wie ich meine Tätigkeit gestalten wollte und die Abläufe dazu, hatte ich alle im Kopf. Es gab keine schriftliche Dokumentation.

Aber wie war das, als die erste Verstärkung kam? Woher sollte diejenige wissen, wie ich gern den Ablauf haben möchte? Zu zweit kann man auch noch sehr gut „auf kurzem Dienstweg“ kommunizieren. Je größer das Team wird, um so schwieriger wird es.

Und wie ist das mit Tätigkeiten, die nur selten erledigt werden müssen. Immer wieder das Suchen und Ausprobieren, wie diese abzuwickeln sind. Das kostet unwahrscheinlich viel Zeit und frustriert auch. Am meisten ist man über sich selbst frustriert, weil man es nicht dokumentiert hat. Und so begannen wir, unsere Tätigkeiten in Prozessen abzubilden.

Das erleichtert die Arbeit für alle. Insbesondere unter Zeitdruck bewähren sich diese Helfer enorm. Und für neue Mitarbeiter sind sie gute Hilfsmittel um zu schauen, wie die Dinge in dem Unternehmen bearbeitet werden.

Für den Kunden hat es den enormen Nutzen, dass unabhängig davon, wer die Aufgabe erledigt hat, für ihn das gewünschte Ergebnis erzielt wird. Vertretung bei Krankheit oder Urlaub, alles so, dass der Kunde zufrieden ist.

Meine Empfehlung

Dokumentiere Deine Prozesse. Gleichgültig, ob Du dies schriftlich in Textform machst oder per Video. Beginne damit auch, wenn Du vorerst als Solopreneur unterwegs bist. Dann hast Du es viel einfacher, wenn Du Dir Unterstützung holen möchtest. Ob es eine freie Mitarbeiterin ist oder Du jemanden einstellen möchtest.

Überprüf Deine Prozesse von Zeit zu Zeit. Veränderungen in der Software oder bei der Nutzung von Tools führen auch zu veränderten Abläufen.

Gestalte die Prozesse so, dass sie das Wichtigste abbilden. Sie aber auch nicht einengen. Nutze dies, um Deine Qualitätsstandards festzulegen.

Was sind Deine wichtigsten Lektionen als Unternehmerin? Ich freue mich auf deinen Kommentar.