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Hallo und herzlich willkommen zurück zur heutigen Episode. Schön, dass du wieder mit dabei bist. Ich bin heute auch nicht alleine, wie immer, unterwegs, sondern auch Liane ist mit dabei. Hallo.

Hallo an alle, schön, dass ihr uns zuhört.

Wie schon angekündigt, geht es heute um das Thema Prozesse. Wir wollen nämlich einmal eine Lanze brechen für das Thema Prozessgestaltung. Warum wir das machen, erklären wir euch gleich.
Wir beginnen heute einmal mit den Grundsätzen, was Prozesse überhaupt sind, wofür sie einem helfen und wie wir das so in der Praxis umsetzen. Und wir beginnen als Erstes damit, warum wir uns heute überlegt haben, das als Thema zu machen.

a, das stimmt. Also wir sind auf diese Idee gekommen, weil wir ganz viel hören, wenn wir von Prozessen sprechen bei unseren Mandanten, „Das kostet viel zu viel Zeit“, „Das engt uns ein“, „Ich bin alleine, habe alles im Kopf, das brauche ich also nicht“ und noch so paar andere Dinge, die uns da immer erzählt werden.
Wir sind da aber so ein kleines bisschen anderer Meinung, deswegen haben wir gedacht, beschäftigen wir uns heute einfach mal mit diesem Thema Prozesse und was wir denken, wofür die doch so nützlich sind.

Genau und eines vorweg, die Folge ist nicht nur für jemanden gedacht oder für Unternehmerinnen gedacht, die auch Mitarbeiter haben, denn wir sind auch der Meinung, dass auch für Existenzgründer eine Prozessgestaltung und -ausarbeitung durchaus hilfreich sind.
Denn zum einen macht man ja nicht alle Tätigkeiten jeden Tag, immer wieder, sondern vielleicht manche auch nur einmal im Jahr, einmal im Monat und so weiter. Aber es ist ja vielleicht auch möglich, dass man sich weiterentwickelt. Und man fängt als Existenzgründer an und hat vielleicht keine Mitarbeiter, aber irgendwann kommt der erste Mitarbeiter dazu und der zweite Mitarbeiter und der dritte und so weiter.
Und da ist es ja durchaus pfiffig, wenn man dann Prozesse, die man schon die ganze Zeit hat, sich aufgeschrieben hat, damit die Mitarbeiter, wenn sie dann anfangen, gleich wissen, ich sage jetzt mal salopp, wo es lang geht. Damit also auch die Qualität keine Einbußen nimmt. Aber das war halt schon viel zu viel vorweggenommen. Wir beginnen einmal damit, was sind Prozesse eigentlich?

Prozesse, dem Grunde nach ist das eine Notiz von Arbeitsschritten, die ich mache, um zu einem bestimmten Ergebnis zu kommen.
Wenn ich jetzt das zum Beispiel bei uns nehme: Wenn wir sagen, die Finanzbuchhaltung, das ist ein Prozess, dann haben wir eben genau die einzelnen Arbeitsschritte uns notiert, was jeder an welcher Stelle zu tun hat, beginnend vom Posteingang bis zur Übergabe an den Sachbearbeiter, in welcher Reihenfolge die Belege zu buchen sind, wann die Bank, wann die Kasse und so weiter.
Bis zu dem Durchgang, dass also dann die Buchhaltungsauswertung wieder zurückgeht zum Mandanten. Und das haben wir alles dokumentiert, für unsere einzelnen Schritte. Und das ist ein Beispiel für eine Prozessgestaltung in unserem Bereich hier.

Richtig. Was ein Vorteil davon ist, wenn man sich Prozesse gestaltet. Sie schaffen nämlich zum einen einmal Unabhängigkeit, sie entlasten aber auch den Unternehmer oder die Unternehmerin beziehungsweise auch jeden Vorgesetzten, weil es ja fest steht, wie diese Aufgabe zu erledigen ist.
Und wenn man jetzt einen neuen Kollegen hat, oder zum Beispiel, wenn bei uns mal eine Buchhaltung getauscht wird, dass die jemand anderes übernehmen muss oder soll oder will – was auch immer jetzt die Gründe sind wie Krankheit, Urlaub oder vielleicht hört der Mitarbeiter auch auf – dann hat man eben eine Checkliste, anhand der man sich entlanghangeln kann und dann bleibt alles gleich. Und man muss auch nicht immer die anderen Kollegen fragen: „Du, wie ist denn das jetzt hier und kannst du mir mal helfen?“
Das ist sowohl einmal für das störungsfreie Arbeiten durchaus hilfreich – da wären wir nämlich wieder so bei Thema Ideale Woche und Timeblocking, dass man sich also ein bisschen strukturiert und sich eben auch nicht ablenken lässt –, aber es ist ja auch für einen selbst von Vorteil, weil man sein Gehirn entlasten kann.
Weil ich mir eben nicht merken muss, „Du musst jetzt noch an das denken und an das denken und an das denken“, sondern ich hab eben eine Checkliste. Anhand der gehe ich von oben nach unten durch und arbeite die ab und weiß zum Schluss, ich hab alles berücksichtigt, ohne dass ich mir meinen Kopf mit …

Damit blockieren muss, ob ich alles habe bei dieser Sache. Und so gibt es ja in jedem Unternehmen viele Prozesse, die eben so dokumentiert werden können. Insbesondere, wenn man mal dran denkt, alle, die Qualitätsmanagement haben, die QS, das ISO Siegel und so weiter …
Da geht es ja überall darum, dass man Prozesse gestaltet und dokumentiert. So verbissen, sage ich jetzt mal, muss man das ja vielleicht gar nicht sehen, wenn man jetzt als kleines Unternehmen unterwegs ist.
Aber auch dort sind wir der Meinung, dass damit die Qualität und auch der Durchfluss der Arbeit einfach besser strukturiert wird und auch Fehler vermieden werden. Denn Prozesse schaffen für uns eigentlich auch die Möglichkeit, dass wir sagen: „Okay, in welcher Zeit können wir denn diese Arbeit erledigen?“ Weil ich eben immer die gleiche Tätigkeit habe. Das kann ich dann also viel besser einschätzen.

Genau. Was dann natürlich wiederum hilft, eben beim Thema Timeblocking zum Beispiel, dass ich viel besser abschätzen kann, „Für die Buchhaltung brauche ich jetzt eben so und so lange, für den Abschluss brauche ich so und so lange“. Das ist also auch dafür dann hilfreich. Bei den Existenzgründern haben wir ja vorhin schon gesagt …
Wer denkt jetzt vielleicht, „Brauch ich ja nicht, weil ich bin ja alleine“. Aber wie ich schon anfangs erwähnt habe, kommt ja auch der ein oder andere Mitarbeiter vielleicht dazu. Und selbst wenn kein Mitarbeiter dazukommt, auch ich muss mir selber nicht die ganze Zeit im Kopf merken, was ich alles noch zu erledigen habe. Und ich weiß nicht, wie es bei dir ist, aber alle Sachen, die man nicht täglich wieder macht, sondern …

Nur gelegentlich, die sind weg. Und vor allen Dingen, diese Tätigkeiten finde ich immer, die man nicht gerne macht, die verschwinden auch meistens. Und jetzt sage ich mal im Umkehrschluss, wir machen Buchhaltung gerne, das ist unser Job.
Aber meistens ist das ja so die andere Seite, für die wir die Buchhaltung machen und die Vorbereitung der Buchhaltung und so weiter. Das ist ja meistens nicht so, das, was man sagt, „Genau deshalb bin ich jetzt Malermeisterin geworden, damit ich endlich Buchhaltung machen darf“.
Und da kann das schon sehr hilfreich sein, wenn ich mir da eine Struktur schaffe und die festlege, damit ich weiß, wie ich das immer mache.

Genau. Wir besprechen jetzt hier die Prozessgestaltung, ich sage jetzt mal, im Rahmen der Buchhaltung, damit man das auch an einem Beispiel festmachen kann. Prozessgestaltung heißt aber natürlich nicht nur das Thema Buchhaltung.
Für uns jetzt schon, aber in jedem Unternehmen gibt es ja auch andere Bereiche. Auch bei uns, muss man ja sagen, gibt es ja auch noch andere Bereiche außerhalb der Buchhaltung und dem Lohn, was man ja für jemand anderes erbringt, also sprich in der Leistungserstellung. Sondern wir haben ja auch Prozesse, die bei uns intern sind.
Zum Beispiel unser Posteingang. Wie wird der abgearbeitet? Unser Postausgang, bei Steuerbescheiden, wenn die bei uns geprüft werden. Wie funktioniert das? Schon alleine, sage ich jetzt mal, die Post aus dem Postkasten, so blöd es sich anhört. Ich meine, bei uns ist das sehr gewachsen.
Also wir haben ja schon sehr viele Jahre ein Prozesshandbuch und weil wir die Zertifizierung durch die DQS mal hatten, musste man natürlich sehr viel umfänglicher das gestalten, als das vielleicht jetzt unbedingt für so ein kleines Unternehmen notwendig ist. Oder wo man jetzt gleich abschreckt, „Nein, das will ich jetzt nicht“.
Das möchte ich gleich vorwegnehmen, das möchte ich damit nicht erreichen. Aber wie gesagt, der Posteingang, da steht salopp gesagt drin, „Nimm den Schlüssel, geh zum Briefkasten, hol das raus, öffne die Post, mache einen Stempel drauf, scanne das Ganze ein“ und wie es dann verschlagwortet wird.
Und solche Prozesse hat ja jeder und die haben ja jetzt erstmal noch nichts mit der Buchhaltung zu tun. Was natürlich meistens so ist, ein Prozess greift wie so ein Rädchen manchmal halt auch ineinander.

Genau. Und gerade wenn wir jetzt mal davon gehen, wenn man jetzt den Posteingang bei den Mandanten sieht: Wie ist das zum Beispiel, wenn Rechnungen reinkommen? Wie geht die Rechnungsprüfung weiter? Das sind ja alles Prozesse, die man gestalten kann, dass jeder weiß, an welcher Stelle er was zu machen hat und wie auch die Kommunikation untereinander ist.
Und das, finde ich, ist ja auch der Vorteil von so einem Prozess, dass ich natürlich heute auch viel digitale Werkzeuge dafür nutzen kann, machen wir ja auch, ist ja logisch. Aber irgendjemand muss ja erstmal wissen, wie es überhaupt geht und an welcher Stelle wer was zu machen hat.

Was man dabei halt auch mit beachten sollte, wenn man so einen Prozess aufstellt: Also einmal, dass man seine Mitarbeiter, wenn man sie hat, mit ins Boot holt. Das ist nämlich auch ganz wichtig.
Das ist häufig nämlich dann auch so ein Problem, wenn man sich das nur als Unternehmerin überlegt hat, „So möchte ich das gerne haben“, aber an der Stelle eigentlich gar nicht mehr so involviert bin und dann Überlegungen tätige, die der Sachbearbeiter so vielleicht gar nicht mehr umsetzen kann, was auch immer die Gründe dafür sind. Und wenn man die nicht mit ins Boot holt, dann stößt es häufig auf Ablehnung.
Also man muss die Mitarbeiter schon bei der Gestaltung … Klar, wenn ich Existenzgründer bin, natürlich nicht. Dann gebe ich es erstmal so vor. Dort wäre ich dann natürlich wieder an dem Punkt: So ein Prozess, der lebt auch. Das ist vielleicht noch etwas, was wir dazu sagen möchten. So ein Prozess bei uns … Ich weiß nicht, wie viele Versionen wir von manchen schon haben. Ob sich jetzt die Technik ändert, ob sich was drumherum ändert.
Egal was, so ein Prozess lebt. Und das ist eigentlich auch wichtig dabei. Und selbst wenn man als Existenzgründer mal was aufgesetzt hat und man irgendwann Mitarbeiter hat, kann der sich natürlich auch verändern.

Genau, und vor allen Dingen: Wenn der Mitarbeiter oder die Mitarbeiter mit ins Boot geholt werden, die haben ja auch noch Ideen dazu. Weil der eine macht das so, der andere macht das so.
Da kann man ja auch gucken, dass wirklich dann das Beste für das Unternehmen und auch für den Kunden dann letzten Endes so gestaltet wird. Und wenn ich diesen Freiraum den Mitarbeitern lasse, dann ist es ja genau das, was das Unternehmen auch voranbringt und mitwächst, letzten Endes, mit den Ideen.

Was ja auch bei so einer Zusammenstellung von den Mitarbeitern, wenn die sich um so einen Prozess kümmern, der Vorteil ist, dass jeder mal auch erzählt, was er denn schon für Erfahrungen gemacht hat. Ich meine, der eine kennt sich zum Beispiel mit dem Programm besser aus, der andere mit dem Programm. Und bei so einem Gespräch stellt man fest, „Hey, da kann ich von profitieren oder da kannst du von profitieren“.
Deswegen ist es unheimlich wichtig, die Mitarbeiter mit ins Boot zu holen. Entweder bei der grundsätzlichen Aufstellung, weil man noch gar keine Prozesse hat, oder eben später bei den Änderungen von Prozessen. Und man sollte die jetzt nicht, ich sage jetzt mal, jede Woche irgendwie überprüfen, aber einmal im Jahr sollte man eben über seine Leistungsprozesse auf jeden Fall schon mal drüberschauen und die anpassen und ansonsten sich eben aufschreiben, „Hey, komm, hier haben wir was verändert“, was weiß ich.
Ich brauche mir ja nur einen neuen Drucker anschaffen, schon ist es ja möglich, dass ich an meinem Prozess was ändern muss. Vorher hat vielleicht jeder seinen Scanner am Schreibtisch beispielsweise gehabt und hat sich auf seinem Laufwerk irgendwo die Ordner abgelegt und so weiter.
Jetzt haben wir einen anderen Scanner, was weiß ich, so einen Netzwerkscanner als Beispiel, und dann richtet sich da einer seine Sachen ein und man hat gar nicht dran gedacht, dass vielleicht es sinnvoll wäre, das so zu gestalten, dass alle an der gleichen Stelle auf ein und denselben Datenpfad drauf zugreifen können.
Dass man eben zum Beispiel dadurch sich Zeiten spart, dass man auf einen anderen Kollegen warten muss, weil der erst scannen muss, damit das dann in dieses oder jenes Laufwerk wandert.

Ich sage mal, Büroorganisation, dass schon wichtig ist, dass die Prozesse effektiv gestaltet sind, also eben vielleicht neuen Scanner, der auch schneller scannt und diese ganzen Dinge. Aber dass es natürlich auch effizient gestaltet sein muss.
Dass nicht nur der neue Scanner etwas nutzt, wenn man dann eben noch die alte Arbeitsweise hat, sondern so wie du das eben sagst, dass man dann sich überlegt: „Wie kann ich das jetzt bündeln, wie funktioniert das?“ Auch wenn das Einrichten des Scanners jetzt vielleicht erst mal Zeit kostet, aber anschließend ist eben die Effektivität und die Effizienz des ganzen Vorgangs viel entscheidender.

Genau, also das vielleicht nochmal hervorheben. Effektivität heißt, die richtigen Dinge zu tun, und effizient bedeutet, die Dinge auch richtig zu erledigen.

Weil Zeit ist ja das, was wir alle an Mangelware haben. Und die wollen wir eben so effektiv wie möglich und so effizient wie möglich einsetzen.

Genau, und da sind wir nämlich eigentlich auch bei dem Punkt, warum man Prozesse haben sollte. Erstens, damit man seinen Kopf frei kriegt, aber damit man, nachdem man es eingerichtet hat und das Zeit gekostet hat, die Arbeiten schneller erledigen kann und sich dadurch Freiräume schafft, egal wie. Aber du hast noch ein schönes Beispiel von der lieben Kollegin Benita Königbauer mitgebracht.

Genau. Die liebe Benita, die hat mal gesagt, „Kunden bezahlen für Ergebnisse, nicht für Zeit“. Und das finde ich wirklich einen tollen Satz, weil das stimmt. Denn wenn ich das zum Beispiel bei uns so betrachte: Wenn wir unsere Beratungsleistung Profit First zum Beispiel haben, bezahlt uns der Kunde ja auch für das Ergebnis.
Dass er Klarheit in der Gestaltung seiner Finanzstruktur hat, in seinem Kostenmanagement, dass er seine gesunde Unternehmensentwicklung darstellen kann, dass er ruhig schlafen kann, keinen Stress vor Steuerzahlungen hat …
Dafür bezahlt er ja uns, dass wir ihm dieses Konzept gemeinsam gestalten. Nicht dafür, wie viel Zeit wir mit ihm verbringen in einem Call, sondern, wie gesagt, das Ergebnis, was ihm dann letzten Endes seinen Nutzen bringt.

Das ist so wie beim Handwerker. Da möchte ich etwas Bestimmtes haben. Ob es, was weiß ich, ein Regal ist, ob es ein Haus ist oder eine neue Lüftungsanlage, oder, oder, oder. Ich möchte dieses Produkt haben oder diese Dienstleistung haben und für die möchte ich bezahlen.
Ich möchte aber nicht dafür bezahlen, dass der gute Mann, die gute Frau, vier Leute im Backoffice beschäftigen muss, für Buchhaltung, für Rechnungserstellung und und und. Das interessiert mich als Kunde ja eigentlich auch nicht.
Und auch als Unternehmer sollte es ja mein Ziel sein, alle Prozesse so effizient wie möglich zu gestalten.

Wie sagt man so schön? Den ROI.

Richtig, genau. Und das haben wir ja vor vielen Jahren, wo wir mit Digitalisierung angefangen haben, halt auch gelernt: Wenn der Prozess in Papierform Mist ist, dann wird er nicht besser, bloß weil ich digitalisiert habe.
Das heißt, ich muss bei einem Prozess nicht nur das Tool, die Technik, ändern, sondern ich muss mir wirklich Gedanken machen, wie der Ablauf von einem bestimmten Teil ist, egal was es jetzt gerade ist, was ich bearbeiten möchte.

So viel zum Thema Prozesse und die Dokumentation. Und wie machen wir das zum Beispiel? Wir visualisieren ja auch gewisse Prozesse. Das wäre vielleicht auch noch etwas, weil manche schreiben ja auch nicht so gerne. Ist vielleicht auch manchmal nicht so schön und manche Dinge sind einfach besser, wenn man die mal sehen kann in einem kleinen Video. Wie machen wir das?

Ja, komme ich sofort dazu. Unser Qualitätshandbuch, was wir vor vielen Jahren aufgestellt haben, das haben wir mal gedruckt. Das hat auch, sage und schreibe, echt einen dicken, fetten Ordner in Beschlag genommen.
Aber wenn man was schnell nachgucken wollte, dann ist in einem Ordner blättern nach etwas überhaupt nicht effektiv. Und wir sind froh, dass es mittlerweile eben andere Möglichkeiten gibt.
Wir haben unser Prozesshandbuch immer noch in schriftlicher Form, aber es ist mittlerweile eben verknüpft – und da komme ich jetzt dazu, was du gefragt hast – mit Videos, die wir zum Beispiel über Microsoft Stream aufnehmen am PC.
Also alles, was bei uns am PC abläuft oder ansonsten halt über Handy oder iPad oder ähnliches, nehmen wir auf und wir laden das bei uns dann eben auf die Plattform Microsoft Stream, weil wir Office 365 im Einsatz haben.
Es gibt aber auch andere Plattformen, wo man das nutzen kann. Wie gesagt, wer nicht mit DSGVO so gehandicapt ist, will ich es mal vorsichtig sagen, der kann sich natürlich auch Videos irgendwie in die iCloud laden oder Google Drive oder, oder.
Also da muss man sich jetzt darauf nicht festlegen. Aber die Videos helfen, das, was wir geschrieben haben, umzusetzen.
Früher haben wir Bilder gemacht, aber auch die sind natürlich schwierig manchmal wiederzugeben und so ein Video hilft ja. Also nicht umsonst ist YouTube eine der größten Suchplattformen für viele Sachen und das stellen wir auch fest.
Also seitdem es die Möglichkeit mit Video gibt, ist viele Sachen einfacher und, meine persönliche Meinung dazu, manche Sachen lassen sich schneller dadurch erklären. Bevor ich einen Prozess schriftlich so niedergeschrieben habe, dass es der andere komplett versteht, ist ein Video drehen oftmals einfacher.
Man muss nur diese erste Hürde überwinden, dass man seine Stimme und Ähnliches hört. Aber wenn man das geschafft hat, sind Videos unheimlich hilfreich.
Und ansonsten: Wir schreiben, wir machen Videos, wir machen Bilder, wir machen Arbeitsabläufe, also wirklich mit Checklisten oder … Wie heißen die? Komme ich jetzt gerade nicht drauf. So Ablaufpläne, so mit Pfeilen, dass man weiß, „Okay, wenn du das hast, dann geht’s dahin“ und so weiter. Das ist unheimlich hilfreich.

Und wie gesagt, wir nutzen eine Software für das Qualitätshandbuch, was von der DATEV ist. Aber man kann ganz stumpf, wenn man so ist, Notizen App von Apple nehmen oder … Bei Android bin ich jetzt nicht so zu Hause, da weiß ich nicht, wie die App dazu heißt.
Man kann ganz normales Word natürlich nehmen. Man könnte natürlich auch, wenn man Miro im Einsatz hat … Wer das noch nicht kennt, ich verlinke das mal unten.
Das ist auch eine tolle Plattform, wo man so Arbeitsabläufe darstellen kann, gerade visuell. Aber man kann natürlich auch, wenn man in der Microsoft-Welt zu Hause ist, in OneNote wunderbar auch ein Qualitätshandbuch abbilden. Und wenn ihr dafür Hilfe benötigt, ratet mal, wer euer Ansprechpartner ist? Wir. Wer hätte es gedacht? Nein, ganz im Ernst. Wer also Interesse daran hat, sich mal so einen Prozessablauf mit Hilfe zu organisieren, der kann uns gerne ansprechen.

Ansonsten natürlich würden wir auch sagen, mit kleinen Schritten anfangen, mal den ersten Prozess vornehmen und dann einfach sehen. Nicht die Angst haben, „So, ich muss ja alles mit einmal“, weil dann fange ich nirgends an, der Berg ist viel zu groß.
Aber eben einen kleinen Schritt, wo man sagt, „Wenn ich das schon mal habe, dann habe ich eine Entlastung“. Und so kann man anfangen.

Korrekt. Damit verabschieden wir uns. Wir wünschen euch allen eine wunderschöne Woche. Wir starten jetzt in ein verlängertes Wochenende.

Ja, und viel Spaß wünschen wir euch. Tschüss.

Tschüss.