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Hallo und herzlich willkommen zur heutigen Episode. Unser Thema heute ist, dass wir euch Pleo vorstellen wollen. Aber ich bin wie immer nicht alleine, mit dabei ist:

Hallo, ich bin es, Liane. Wie immer mit dabei.

Was ist Pleo, ist heute unser Thema. Wir haben Pleo auf der Steuerberater Expo, zu der wir dieses Jahr gefahren sind, kennengelernt und wir sind ja immer ein bisschen auf der Suche, wenn wir auf solchen Veranstaltungen sind. Was gibt es für …

Neuigkeiten.

Genau, Neuigkeiten, Apps, Software. Also alles rundum, was das Unternehmertum einem ein bisschen leichter macht. Und da sind wir unter anderem auf die Firma Pleo gestoßen.

Vor allen Dingen auch – ich muss unterbrechen – den Verwaltungsaufwand mit den Belegen einfacher macht. Das ist ja das, was den meisten auf die Nerven geht.

Genau. Wir sind dabei auf die Firma Pleo gestoßen, weil die Firma Pleo bietet ein transparentes, digitales und automatisierte Ausgabenlösung an, und zwar für jede Größe von Unternehmen, vorrangig aber für kleine Unternehmen.
Und da unser Mandantenstamm derzeit keine wahnsinnig riesigen Unternehmen sind, mit mehreren Millionen von Mitarbeitern, war Pleo für uns als Unternehmenspartner sehr interessant. Was genau Pleo macht, darum soll es sich in der heutigen Episode drehen. Ich habe ja schon gesagt, es ist eine Ausgabenlösung. Und wie die Ausgabenlösung aussieht, da fängt am besten Liane mit an. Ich muss heute etwas meine Stimme schonen.

Ja, schon mal etwas deine Stimme. Wie gesagt, Pleo ist eine Firmenkreditkarte, und zwar nicht irgendeine Firmenkreditkarte – also nicht so wie wir das kennen, wenn man das von den Banken haben –, sondern es wird ein sogenanntes Wallet-Konto eingerichtet, wo der Unternehmer ein Guthaben auf dieses Pleo-Wallet-Konto bezahlt und von diesem Konto können dann die Mitarbeiter entsprechende Ausgaben tätigen. Jeder Mitarbeiter hat dann also eine Firmenkreditkarte, die er erhält und die er benutzen kann. Das klingt jetzt noch gar nicht so spektakulär, aber jeder kennt das: Wenn man sonst Kreditkartenabrechnungen bekommt, sind zig Buchungen darauf. Und von den zehn Buchungen, die dort sind, haben wir acht Belege. 
Zwei Belege muss man dann erst noch suchen. Das erschwert ja auch immer die ganze Abwicklung und die ganze Buchhaltung. Und der Unternehmer oder die Buchhaltungskraft ist auch genervt, wenn wir dann erst noch danach fragen.

Pleo ist also nicht nur irgendeine Firmenkreditkarte, sondern hat auch eine Erinnerungsfunktion – und die ist eben wirklich super. Weil ich kenne das selbst: Man geht an die Tankstelle, tankt. Ich bin da schon sehr ordentlich, weil ich ja das Problem kenne, aber trotzdem verschwindet der eine oder andere Beleg irgendwo in meiner Handtasche und dann kommt die Abrechnung und man muss auf die Suche gehen, da ich bis jetzt keine Erinnerungsfunktion habe. Aber dazu kannst du ja was sagen.

Also das Prinzip ist so: Ich nehme die Firmenkreditkarte und bezahle damit etwas. Zum Beispiel das Auto für das Unternehmen, was getankt werden muss, und sobald ich die Karte benutzt habe, bekomme ich auf meinem Handy eine Erinnerung, wo draufsteht: „Hey, du hast jetzt gerade mit der Karte getankt, bitte sei so nett und scann noch den Beleg ein und sag auch gleich, was genau das gewesen ist.“ 
Da muss man jetzt keine Angst haben, dass der Mitarbeiter sich irgendwie im Kontenrahmen auskennen muss, weil das wird nicht funktionieren, sondern dann sind entsprechende Buchungstexte hinterlegt, wo dann eben zum Beispiel steht „Tanken“. Und hinter diesem Wort „Tanken“ steckt dann im Bauch von Pleo entsprechende Kontierung für diesen Vorgang. 
Wenn das Ganze dann in die Buchhaltung wandert, dann wird das automatisiert geschehen, weil schon die Konten alle vergeben sind. Wenn jemand jetzt den Beleg nicht sofort eingescannt hat, dann bekommt er nach – ich glaube, das kann man einstellen – so und so viel Stunden oder Tagen dann eine Erinnerung: „Hey, hallo, hier fehlt mir immer noch der Beleg für das Ganze, was da gewesen ist.“ Und dann kann man das Ganze natürlich auch nachträglich noch machen.

Das ist ja der Vorteil. Dass man es dem Kunden danach in Echtzeitüberweisung wirklich für die Buchhaltung fertigmachen kann, dass aber eben auch in Situationen, wo man es dann doch mal vergisst oder irgendwie abgelenkt ist – das kann ja bei jedem passieren –, man dann noch mal eine Funktion erhält, wo mitgeteilt wird: „Hier musst du noch etwas nacharbeiten.“ 
Dass das also für die Buchhaltung eben auch viel schlanker ist. Und der Beleg ist ja schneller zu finden, wenn ich in einem Tag eine Erinnerung bekomme, als wenn ich nach drei Wochen dann mal von jemanden eine Erinnerung erhalte, wo gesagt wird: „Du, hier fehlt noch etwas. Hier steht was auf deiner Kreditkartenabrechnung drauf.“

Und wir haben ja vorhin gesagt, diese Karten können die Mitarbeiter bekommen, natürlich auch der Unternehmer. Also es ist nicht nur für Mitarbeiter möglich, sondern auch für den Unternehmer oder die Unternehmerin selbst. Was aber der Vorteil dabei ist, dass man sofort die Kontrolle auch über diese Ausgaben hat. 
Weil im Gegensatz zu den Kreditkarten ist es so, dass ich ein Portal habe, wo ich auf diese Sachen zugreifen kann, die da gekauft worden sind, und sofort sehe, was gekauft worden ist. Im Gegensatz zu den Kreditkartenabrechnungen, die herkömmlich sind. Die kommen irgendwie einmal im Monat in Papierform an und ich sehe dann erst, was gelaufen ist, also viel später sozusagen. 
Auch wenn man heute in den Portalen der Bank sich das zwar schon angucken kann, aber wirklich schwarz auf weiß und dass ich eine richtige Übersicht habe, ist dann eben erst, wenn der Beleg in Papierform vor mir liegt oder per Mail gekommen ist. Es muss ja nicht Papierform sein.

Man darf auch nicht vergessen, dass es ja auch oftmals so ist, dass auch die Mitarbeiter etwas verauslagen, weil die irgendwo unterwegs sind, auf einer Baustelle sind, beim Kunden sind, irgendwo EDV einrichten oder sonst irgendetwas, und dort noch etwas kaufen müssen. 
Dann muss man erst den Beleg wieder scannen, der Beleg muss erst in die Buchhaltung, die Überweisung muss gemacht werden – das sind ja auch wieder Schritte, die zusätzlich im Unternehmen getätigt werden müssen und Zeit kosten. Das kann man ja zum Beispiel auch über Pleo abdecken, dass wenn Barauslagen sind, der Mitarbeiter das Geld direkt von Pleo überwiesen bekommt auf sein Konto.

Da wird zwar eine Kreditkarte zum jetzigen Zeitpunkt für notwendig vom Mitarbeiter, damit es dahin zurücküberwiesen wird, aber derzeit sind ja diese Debitkarte gerade angefangen in Umlauf zu kommen. Damit soll es auch auf das normale Girokonto dann funktionieren. Wann das so weit ist, wissen wir jetzt noch nicht, aber in Aussicht gestellt wurde das. Barauslagen heißt nicht, es muss unbedingt 
Bargeld gelaufen sein. Der Mitarbeiter kann natürlich mit seiner privaten EC-Karte das auch bezahlt haben können. Das will ich vielleicht mal noch mit dazu sagen. Also nicht, dass jemand denkt, dass das wirklich nur … Wenn wirklich Bargeld gelaufen ist, nein. Wenn der Mitarbeiter Sachen verauslagt hat, kann er sich über Pleo Pocket – das ist eine Sonderfunktionen von Pleo – diese Barauslagen vom Unternehmen gleich wieder zurückholen, sodass man das nicht lang aufschieben muss. 
Der Beleg ist sofort da und er ist auch gleich in der Buchhaltung und der Mitarbeiter hat schnell sein Geld wieder zurück. Und der Verwaltungsaufwand im Unternehmen ist natürlich deutlich kleiner.

Und da sind wir beim nächsten Verwaltungsaufwand, der nämlich auch den wenigsten Spaß macht, diese sogenannte Reisekostenabrechnung. Das ist auch etwas, was über Pleo super abzudecken geht. Die Reisekostenabrechnung kann über diese App getätigt werden. 
Dass ich nur angebe, wann ich losfahre, wohin ich fahre, wann ich wieder zurück bin – Pleo rechnet selbst den entsprechenden Spesensatz aus. Bin ich mit dem eigenen Fahrzeug gefahren, werden auch die Kilometergeld mit berücksichtigt, bei Firmenfahrzeug natürlich nicht. Also all diese Dinge, die eigentlich keinen Spaß machen. Weder der Unternehmerin, wenn sie selbst auf Reisen gegangen ist, noch wenn das Mitarbeiter sind. 
Oder man muss lange darauf warten, bis man diese Reisekostenabrechnung erhält. Das kann alles über diese App sofort mit abgedeckt werden und der Mitarbeiter kann das Geld auch ausgezahlt bekommen. Jetzt braucht man natürlich keine Angst haben, falls was nicht so ganz in Ordnung ist. Kontrolle muss natürlich trotzdem noch sein.

Es kann ja sein, dass sich jemand vertan hat. Was weiß ich, beim Hotel wurde doch mit Frühstück gebucht oder ähnliches, was vielleicht für den Mitarbeiter in dem Moment auch nicht so ersichtlich war, oder weil er gedacht hat, er hat das Frühstück nicht genutzt, dann muss er es nicht mit abziehen. 
Es ist natürlich möglich, diese Reisekostenabrechnung hinterher zu kontrollieren. Und wenn ich dann feststelle: Hey, da ist ein Frühstück, ein Mittagessen oder ähnliches doch nicht berücksichtigt worden oder nicht abgezogen worden, dann kann man das nachträglich noch machen. Und wenn man dann denkt, „Ja, aber der Mitarbeiter hat das Geld schon zurückbekommen“, dann gibt es automatisch eine Buchung für den Lohn, sodass das mit der nächsten Lohnabrechnung entsprechend korrigiert wird beim Mitarbeiter.
Und das Ganze – muss man ja auch sagen – im Gegensatz zu den Kreditkarten, da sie ja theoretisch für den Unternehmer erst mal alle ins Minus laufen. So ist das bei Pleo eben nicht. Das ist im Endeffekt wirklich nur ein Guthabenkonto, weil ich ja immer erst Geld auf das Wallet aufladen muss und nur davon wird sozusagen die Kreditkarten, die die Mitarbeiter oder die Unternehmerin im Einsatz hat, bedient. 
Und wenn das Guthaben zu Ende geht, dann bekommt die Unternehmerin eine Mitteilung: „Hey, das Wallet ist bald ausgeschöpft, bitte lad es wieder auf.“ Das ist das erste Limit, was ich da dran habe erst mal, dass man gar nicht mehr ausgeben kann, als was auf dem Wallet überhaupt drauf ist. 
Wenn man die Vollfunktion von Pleo nutzen möchte, dann können auch Kreditkarten limitiert werden, was dort eingekauft werden darf und mit wie viel. Sodass man also nicht Angst haben muss, da kann jemand über alles Mögliche …

Verfügen.

Genau.

Ja, richtig. Und es ist vor allen Dingen für das Unternehmen ja auch gut, weil das auch die erste Funktion ist, wo man sagt, darüber kann man auch eine gewisse Budgetierung machen. Kostenkontrolle. Je nachdem, wie flexibel ich das in meinem Unternehmen einsetzen möchte und einsetzen kann. Das muss man natürlich dann immer im Einzelfall prüfen, wie das ja mit allen Dingen so ist. 
Aber es ist eine gute Grundlage, die hier geschaffen wurde. Und wie gesagt, ideale Verknüpfung und einfache Verknüpfung mit der Buchhaltung. Ob die jetzt im Unternehmen gemacht wird, das muss man ja auch so sagen, oder ob die gleich zum Steuerberater geht, das ist ganz egal. Beide haben hier entsprechenden Zugriff drauf.

Die Mandanten haben Zugriff auf das Portal, der Steuerberater hat Zugriff auf das Portal und es ist ein einfacher Export für die Buchhaltung. Man muss dann nicht mehr so wahnsinnig groß was machen bei der ganzen Geschichte.

Genau, alles so einfach wie möglich. Und es ist immer alles auf dem digitalen Weg und ist also gut verknüpft, dass man das auch einfach übertragen kann. Und das ist das Wichtigste. Wir wollen ja mit solchen Dingen auch vorstellen, wo man sagt: „Okay, da ist wirklich eine Vereinfachung, Zeitersparnis.“ Oder wie gesagt, dass die Suchen eingestellt werden, dass die Belege vollständig sind, dass die richtigen Spesensätze zum Beispiel verwendet werden. 
Egal, wo ich mich jetzt gerade befinde, dass diese Dinge gut abgedeckt sind und in dieser Richtung dann eben auch Zeit gespart wird. Weil Zeit ist ja die Ressource, die wir alle am wenigsten haben und mit der müssen wir ja am wertvollsten umgehen, sage ich mal.

Wir fassen noch mal kurz zusammen, welche Vorteile Pleo hat: Ich habe in Echtzeit einen Überblick über meine Ausgaben, weil ich sie sofort sehen kann. Das Ganze ist für jede Unternehmensgröße geeignet. Ich habe keine fehlenden Belege mehr, weil sofort eine Erinnerung kommt, „Hallo, bitte scann den Beleg“. Und ich spare mir natürlich Zeit bei der Spesenabrechnung, Reisekostenabrechnung, wie auch immer ich sie nennen möchte. Fällt dir noch was ein, Liane?

Nein, ich denke, du hast wirklich alles genannt. Die Vorteile, die wir da auch so sehen, dass wir denken, dass das eine gute Sache ist. Deswegen sind wir ja auch Pleo-Partner geworden.

Genau, das wollte ich nämlich jetzt noch sagen. Seit, ich glaube, Monat Mai sind wir nämlich Pleo-Partner und welchen Vorteil das für den Unternehmer und die Unternehmerinnen hat, das könnt ihr euch gerne bei uns erfragen. Wenn ihr euch für Pleo interessiert, würden wir uns freuen, wenn ihr mit uns Kontakt aufnehmt, denn wir verzichten an dieser Stelle Preise oder ähnliches zu nennen, weil das in einem Podcast doch recht schwierig ist. 
Wenn sich den jemand in zwei Jahren anhört, ist Pleo vielleicht trotzdem noch interessant, aber die Preise stimmen nicht mehr und dann würde man sich darüber ärgern. Das möchten wir gerne vermeiden. Und es ist ja auch abhängig von der Unternehmensgröße, wie viele Karten ich im Einsatz habe und so weiter. Und deswegen: Wer Interesse hat, der kann uns gerne kontaktieren. Wir verlinken alles in den Shownotes dazu und wir wünschen euch eine schöne Woche.

Bis demnächst, tschüss.