Hallo und herzlich willkommen. Cool, dass du wieder mit dabei bist. Wir freuen uns sehr, dass du uns wieder ein paar Minuten deiner Zeit schenkst. Das Wort Digitalisierung ist in aller Munde, gerade in Zeiten von Corona hört man es ja doch immer häufiger. Wir wollen uns heute um den Bereich der Lohnabrechnung kümmern. Was dort die Digitalisierung zu suchen hat und wie wir damit umgehen, erzählen wir euch. Viel Spaß.

Hallo und herzlich willkommen zur 16. Folge unseres heutigen Podcasts. Letzte Woche haben wir uns über Freelancer und Mitarbeiter unterhalten und diese Woche wollen wir mal den Bereich der Lohnabrechnung ein bisschen genauer unter die Lupe nehmen. Um genauer zu sagen: Die Zeiterfassung. Mit dabei ist wie immer auch die Liane. Hallo.

Hallo. Schön, dass ihr heute wieder mit dabei seid.

Liane, wir wollen die Zeiterfassung genauer beleuchten. Oder anders gesagt: Alles, was mit der digitalen Lohnabrechnung in Zusammenhang steht. Kannst du uns sagen, warum wir uns mit der Zeiterfassung heute beschäftigen wollen? Du hast ja da einen Aufhänger gefunden.

Genau, ich habe einen Aufhänger gefunden. Besser gesagt: Gesucht und gefunden. Und zwar war das ein Urteil vom Europäischen Gerichtshof aus dem Jahr 2019. Den Fall will ich jetzt nicht so schildern, weil ist ja immer ein Urteil, was spezielle Voraussetzungen hat, aber Resultat war da drin, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, die Arbeitszeiten seiner Arbeitnehmer aufzuzeichnen als Nachweis.

Das kann in Papierform geschehen, aber natürlich auch in digitaler Form. Jetzt ist das so, dass dieses Urteil noch nicht in nationales Recht umgewandelt wurde, verpflichtend für alle, aber ein bisschen haben wir das ja in Deutschland auch und kennen das auch schon. Und zwar was den Bereich des Mindestlohnes betrifft.

Da kann sich sicher jeder dran erinnern, dass wir da immer zwingend nachweisen müssen, durch Stundenaufzeichnung, dass der Mindestlohn eingehalten wird, der ja –  so einen kleinen Exkurs – seit Januar 2022 9,82€ beträgt, ab Juli 2022 10,45€ und es sollen ja ab 1.10.2022 diese 12€ kommen. Dafür müssen wir also sowieso aufzeichnen, dass der Mindestlohn eingehalten wird, aber ganz so neu ist es eigentlich auch nicht.

Ich wollte gerade sagen, weil Zeitaufschreibung, die ist ja nicht grundsätzlich neu, sondern viele kennen vielleicht noch Stempeluhren oder gefolgt waren dann die Magnetkarten und heute sind es halt die Apps, die im Umlauf sind. Natürlich kann man noch im Papier aufzeichnen, aber wir wollen uns ja heute mit der digitalen Lohnabrechnung beschäftigen und nicht mit der Papieraufzeichnung.

Deswegen bleiben wir mal bei der Form der Apps, die zur Zeitaufschreibungen benutzt werden. Wir haben da verschiedene gefunden, die sind gegebenenfalls ein bisschen branchenspezifisch. Wir verlinken das natürlich in unseren Shownotes. Wir haben zum Beispiel für das Handwerk eins, zwei, drei gefunden, aber das muss man eben auch dazu sagen: Solche Apps muss man sich wirklich genau angucken, was da auf einen zutrifft und passt, oder?

Ja, genau so ist es. Wenn man da rein guckt, gibt es welche, die wirklich speziell für Branchen diese Herausforderungen alle meistern, so wie du das eben schon sagtest für das Handwerk. Aber was ich auch besonders wichtig finde dabei: Wir sind ja manchmal so ein bisschen getriggert mit diesem kostenlos, aber ich glaube, da sollte man sehr vorsichtig sein, denn wirklich kostenlos ist eigentlich nichts. Kann ja eigentlich auch gar nicht sein, weil wie soll jemand, der eine App zur Verfügung stellt, die kostenlos machen?

Das ist ja auch ein Unternehmer, der Gewinne erzielen möchte. Deswegen sollte man wirklich ganz genau sich überlegen: Was soll diese App für einen können? Was für einen Leistungsumfang braucht man? Welche Schnittstellen braucht man? Und dann auch wirklich vergleichen. Manche haben so etwas wie Grundpakete, andere da muss man wieder nur für die einzelnen User bezahlen. Oder dieses Gestaffelte: Grundpaket und so und so viele User sind mit dabei. Also da sollte man sich eingehend informieren und wirklich die einzelnen sich mal raussuchen und gucken, was da für einen passend wäre.

Genau, dass man sich nicht eins holt, was noch einen Rattenschwanz mehr kann, was man dann aber überhaupt gar nicht nutzt. Das ist ja dann auch nicht wirklich effektiv, weil dann ist es zum Schluss nur zu teuer und dann ist man damit unglücklich.

Aber klar, wenn die App grundsätzlich mehr kann, man bloß die Leistung nicht haben möchte, dann muss man auf die Suche gehen nach einer anderen App, die die Funktion hat, die man haben möchte. Mir würde jetzt die Zeitaufschreibung dabei einfallen, aber es gibt ja auch noch andere Funktionen, die diese Apps haben sollten.

Genau. Was ich dabei ganz wichtig und auch gut finde, ist, dass man zum Beispiel Urlaubspläne damit generieren kann. Das erleichtert ja auch das Leben für den Unternehmer. Manche haben auch die Pausenregelung, dass ich dort regeln kann, dass generell eine Pause der Mitarbeiter zu nehmen hat. Das kann man voreinstellen, das kann man natürlich auch in der freien Verfügung haben.

Da fällt mir in dem Zusammenhang auch unsere gesetzliche Regelung ein, dass wenn ich länger als sechs Stunden arbeite, ich mindestens eine halbe Stunde Pause machen muss. Das ist also keine Wahl, sondern das ist ein Muss nach unseren Arbeitszeitregelungen. Und so was könnte ich dort mit abdecken.

Und was ich auch zum Beispiel für Handwerker, also für Baustellen und so was, gut finde: Diese Nutzung der GPS-Funktionen. Dass ich dann später nachvollziehen kann: Wo ist der Mitarbeiter gewesen?

Nicht, um den Mitarbeiter zu kontrollieren, sondern einfach auch, um das den Kunden gegenüber abrechnen zu können, wie lange ich dort auf der Baustelle war. Oftmals ist es auch so, dass Rechnungen daraus generiert werden für diese Arbeitszeit, die der Mitarbeiter dort verbracht hat. Und das finde ich nette Gimmicks, die mit dazugehören, die das Leben einfach erleichtern und was wir nutzen sollten. Und vor allen Dingen noch die besondere Schnittstelle zu …

DATEV?

Genau.

Schnittstellen wollte ich nämlich gerade noch sagen. Klar, in unserem Fall sind DATEV-Schnittstellen definitiv von Vorteil. Aber jetzt auch mal für die Hörer, die vielleicht ihren Lohn zum Beispiel selber machen oder vielleicht auch einfach einen anderen Anbieter haben, dass man darauf achtet, dass man eine Schnittstelle zu seinem Lohnprogramm hat, egal was das ist.

Einfach, damit dieser reibungslose Ablauf vorhanden ist und die entsprechenden Vorteile bringt. Weil wenn ich zum Schluss alles wieder ausdrucken und abtippen muss, dann habe ich ja die Zeitaufschreibungen vom Papier in eine App verlagert, um es dann wieder auf Papier zu bringen. Da wäre ja ein Medienbruch vorhanden.

Und apropos Medienbruch: Die Lohnabrechnung an sich wird ja sowieso schon digital erstellt. Ich glaube, es gibt keinen mehr, der die Lohnabrechnung noch mit Hand erstellt, zumal wir ja auch durchs Finanzamt und Krankenkassen zur elektronischen Übermittlung verpflichtet sind. Aber was natürlich häufig einen Medienbruch darstellt, ist:

Was passiert mit der Abrechnung nach der Abrechnung? Wie wird die zu dem Mitarbeiter geleitet? In manchen Fällen immer noch ausdrucken und kuvertieren, was natürlich wieder Zeit kostet und was diese Vorteile von der digitalen Lohnabrechnung ja eigentlich wieder kaputt macht. Oder wie siehst du das?

Ja, das ist das eigentlich. Wir haben diese Dinge, die vor der Lohnabrechnung entstehen, dass wir die nach Möglichkeit auf digitale Füße stellen möchten, um eine gute Schnittstelle hinzubekommen, und eben auch die Lösung nach der Erstellung der Lohnabrechnung.

Weil wenn ich mir das mal so überlege: Ich würde das als Arbeitnehmer doch auch gut finden, wenn ich 24/7 auf meine Lohnabrechnung zugreifen kann. Egal wo ich gerade bin, wer gerade eine Lohnabrechnung von mir benötigt. Wenn wir mal Corona hinter uns gelassen haben und wieder frei einkaufen gehen können …

Man sieht was Tolles, denkt: Boah, Kreditangebot will ich vielleicht nehmen. Und oftmals, wie gesagt, brauche ich da meine Lohnabrechnung. Oder auch wegen Baufinanzierung, alle wollen dort eine Lohnabrechnung haben. Ehe ich dort wieder den Arbeitgeber erst fragen muss oder in meinen Unterlagen irgendwo suchen muss …

Die Ordner, die ich dann zu Hause wälzen muss. Ich kann mich noch dran erinnern: Mein Mann, der hat auch von vielen Jahren die Abrechnungen aufgehoben gehabt, bis wir dann mal den Schredder bemüht haben. Das muss ja alles nicht sein. Mit DATEV gibt es da eine super Schnittstelle, und zwar heißt die DATEV Arbeitnehmer online.

Aber da kannst du sicherlich mehr dazu erzählen.

Wir haben ja auch in der Kanzlei selbst Arbeitnehmer online im Einsatz. Logisch als Vorreiter mit. Der Vorteil ist, dass wenn ich die Lohnabrechnung erstellt habe …

Ich kann dann einstellen, dass die Lohnabrechnungen zwei Tage nach der Erstellung zum Beispiel in dem Portal sichtbar sind und der Mitarbeiter bekommt dann eine E-Mail: Hallo, du hast da wieder eine neue Lohnabrechnung. Und dann kann ich wirklich 24/7 auf diese Abrechnung zugreifen, sowohl auf die Lohnsteuerbescheinigung als auch auf die Meldung zur Sozialversicherung und natürlich auch auf die Lohnabrechnung an sich selbst.

Was man vielleicht mit erwähnen sollte: Dass man sich diese Abrechnung in einem gewissen Zyklus vielleicht mal aus dem Portal runterladen sollte auf seine Festplatte. Spätestens aber dann, wenn man den Arbeitgeber wechselt, weil dieses Portal ist natürlich auf den Arbeitgeber beschränkt in dem Moment und wenn ich den wechsle, habe ich keinen Zugriff mehr auf diese Lohnabrechnung.

Das heißt, spätestens dann sollte man diese Abrechnung auf de Rechner bei sich ziehen, damit man die dann auch noch für später hat. Oder zumindest Lohnsteuerbescheinigung und Meldung zur Sozialversicherung, weil die Lohnabrechnung, bin ich ganz ehrlich: Wenn ich meinen Lohn bekommen habe, geprüft habe, ob meine Abrechnung stimmt, was mache ich damit? In der Regel eigentlich nichts mehr, außer ich brauche es für irgendeinen Kredit, dass die diese Abrechnung haben wollen. Aber spätestens nach einem Jahr könnte man …

Könnte man die entsorgen, oder?

Den elektronischen Schredder benutzen, wenn man das so möchte. Ansonsten: Wenn man Arbeitnehmer online nicht nutzen möchte, würden wir aber auf jeden Fall jedem Mandanten und jedem Zuhörer empfehlen, dass er zum Beispiel die DATEV Unternehmen Online Cloud nutzt, also DATEV Unternehmen online.

Dann werden diese Lohnabrechnungen da elektronisch bereitgestellt für den Arbeitgeber und der Arbeitgeber kann dann entscheiden, was er damit macht. Wir würden es natürlich begrüßen, wenn er dann die Lohnabrechnung zumindest per Mail an den Arbeitnehmer verschlüsselt schickt und nicht anfängt auszudrucken. Es wäre zumindest noch ein weiterer Schritt, dass diese Lohnabrechnung, die digital angefangen hat, auch digital zu Ende geht.

Wie gesagt, besser wäre es auf jeden Fall, wenn man Arbeitnehmer online noch im Einsatz hätte. Ich glaube, bei meinem Mann, die haben das auch. Da heißt das aber nicht Arbeitnehmer online. Und ich glaube, bei deinem Mann ist das auch so. Heißt auch nicht Arbeitnehmer online, aber es sind verschiedene Portale, wo so was möglich ist und manchmal ist das auf den Arbeitgeber beschränkt.

Wie gesagt, es gibt auch, aber das wäre dann schon eine sehr erweiterte Form, ganze digitale Personalakten, also angefangen vom Onboarding Prozess über Rekrutierung, Arbeitszeugnis, Erstellung und Bereitstellung. Da verlinke ich euch auch mal ein Beispiel. Aber wir haben das selber nicht im Einsatz, ich habe dort auch nur gelesen. Dort würde man die digitale Personalakte um viele Punkte noch mit erweitern, neben Zeiterfassung und vielen anderen Sachen. Auch zum Beispiel Arbeitsmittelbestellung, dass das elektronisch mit erfasst wird. Ja, viele Sachen.

Aber ein Beispiel können wir ja … Wenn du sagst Digitale Personalakte, gibt es ja auch bei der DATEV in kleiner abgespeckter Form, wo wir eine digitale Personalakte führen, wo also auch Arbeitsverträge gespeichert werden, wo Urlaubsanträge festgehalten werden können, wo auch, wenn die Mitarbeitergespräche einmal im Jahr stattfinden, für den Mitarbeiter diese Dinge digitalisiert werden können und wo der Arbeitgeber eben auch jederzeit die Möglichkeit hat, darauf zuzugreifen, sich das noch mal anzusehen, zu vergleichen und diese Dinge.

Da braucht man nichts mehr in Papierform zu suchen im Ordner, sondern man hat das dort alles hinterlegt für jeden Mitarbeiter. Das erleichtert auch den Zugriff und auch die Suchfunktion.

Richtig. Ich kann nach dem Mitarbeiter suchen und wenn man sich auf eine bestimmte Verschlagwortung des Dokuments einigt, finde ich das dann auch sehr schnell wieder. Und da sind wir eigentlich bei den Punkten für die Vorteile von digitalen Lohnabrechnungen. Zum einen, dass sich der Zeitaufwand reduziert für das Ausdrucken und versandfertig machen. Selbst wenn ich die Lohnabrechnung nicht mehr per Post verschicke, sondern sie dem Mitarbeiter in die Hand gebe, sollte ich die auf jeden Fall aus Datenschutzgründen schon mal einen Briefumschlag packen, dass da kein anderer drauf Zugriff hat.

Dann habe ich natürlich auch weniger Platzbedarf. Ich brauche ja keine Aktenschränke mehr füllen, wie man das früher hatte, wo die ganzen Lohnabrechnungen der Mitarbeiter in Kopie mit drin sind, weil ich sie in – beispielhaft – Unternehmen online digital zur Verfügung habe, um sie mir da noch mal anzusehen. Logischerweise habe ich natürlich dann auch weniger Müll, weil irgendwann waren irgendwelche Fristen abgelaufen, wo ich die Lohnabrechnung dann auch entsorgen durfte. Wohlgemerkt schreddern, nicht einfach in den Papierkorb schmeißen. Das heißt, ich habe also auch weniger Müll.

Und dieser Riesenelefant Datenschutz, der manchmal gebracht wird, dass das bei Digitalisierung nicht so gegeben ist, das ist schlichtweg Blödsinn, weil den Datenschutz, das hatten wir auch schon vorher. Auch schon in Papier. Auch da musste ich darauf achten, dass ich den Schrank verschlossen habe, dass wenn ich die Lohnabrechnung gedruckt habe, dass da keiner am Drucker stand und und und.

Da hat bloß keiner so darüber gesprochen. Jetzt mit der Digitalisierung ist Datenschutz auf einmal so ein großes Thema, was mit Sicherheit wichtig ist. Aber wenn man mal den Vergleich nimmt dazu, muss man schon auch mal auf diese Papierwelt zurückkommen, wo man hätte auch überall Obacht geben müssen.

Die Frage ist: Hat man das immer gemacht? Hat da überhaupt jemand danach gefragt? Und hat man sich darüber immer so viele Gedanken gemacht wie heute? Wie gesagt, ich will das jetzt nicht abwerten. Datenschutz, wichtiges Thema. Aber manchmal versteckt man sich hinter dem Wort Datenschutz, so dass man das auch ein kleines bisschen relativieren sollte dieses

Genau. Und man muss ja sagen, im Bereich der Lohnabrechnung finde ich den Punkt der Digitalisierung den geringsten Aufwand. Nicht, dass das bei der Finanzbuchführung wahnsinnig umfangreich und schwierig ist, aber das, was ich bei der Lohnabrechnung in kleinen Teilschritten machen kann, das bedeutet auch nicht viel mehr Umstellung wie vorher und auch nicht viel mehr Aufwand wie vorher. Da sind die Schritte klein, aber sie haben trotzdem schon eine sehr große Wirkung.

Vor allen Dingen: Ich finde auch, wenn ich mir mal überlege, dass jeder Mitarbeiter seinen Stundenzettel in Papier ausfüllen soll, unterschreiben soll und er ja auch die Verpflichtung hat, innerhalb eines Zeitabstandes diese entsprechenden Stunden aufzuzeichnen, das erfordert ja auch alles nur Verwaltungsaufwand. Wenn ich das in so einer App abbilde … Ich weiß, da gibt es auch Arbeitnehmer, wo es vielleicht manchmal etwas schwierig ist zu verstehen oder ähnliches.

Aber ich denke, das ist wirklich immer auch ein Schritt der Unternehmerinnen, darauf hinzuwirken und zu erklären. Mitunter ist es so, wenn man sagt: Mensch, der und der kann das auch, lass dir das erklären. In der Gemeinschaft funktioniert das auf einmal dann auch viel besser. Wenn man sich das mal erklärt hat und wenn die Arbeitnehmer den Vorteil für sich auch verstehen, dann ist das viel leichter umzusetzen und ich denke, da ist für alle Beteiligten viel Zeit gespart.

Und ein Punkt, den haben wir vorhin vergessen: Die Lohnabrechnung kann wirklich fristgerecht und schnell erstellt werden, weil ich nicht erst auf Stundenzettel lange warten muss. Wie häufig habe ich gehört: Ja, ich habe schon die ersten, aber es liegen noch nicht alle vor und dann müssen wir noch warten und so weiter.

Die Probleme habe ich gar nicht und ich kann … Wenn der Stundenzettel kommt und dann ist vielleicht was nicht richtig, dann muss der erst korrigiert werden und so weiter, das kann ich ja theoretisch bei einer elektronischen Erfassung täglich oder zumindest wöchentlich machen. Ich bin viel freier in meiner eigenen Zeiteinteilung, als dass ich jetzt irgendwie sage: Okay, jetzt kommen die ganzen Stundenzettel von den Mitarbeitern an, jetzt muss ich die alle auf einmal kontrollieren. Und ich weiß aber gar nicht, wann die gegebenenfalls kommen. Mal kommen sie am 7., dann kommen sie am 6. Es schränkt mich ja auch in gewisser Weise in der freien Entfaltung ein bisschen ein.

Und noch als letzten Punkt: Die Lohnabrechnung, die Bezahlung läuft ja in den meisten Fällen heute auch schon elektronisch. Ich sage in den meisten Fällen, aber ich ....

Sind nicht mehr ganz so viele, die die Überweisungsträger ausfüllen.

Genau. Auch da haben wir ja schon wieder das Ganze elektronisch erstellt und dann wäre es eigentlich nur ein geringer Schritt zwischen der Lohnabrechnung-„Ausdruck“ – elektronisch – zur Überweisung, dass das in einem digitalen Schritt ist und nicht erst über Papier läuft.

Also ich denke, wenn man sich noch mal die Vorteile aufzeigt von diesen ganzen Funktionen bei der Digitalisierung … Wenn wir noch mal das bringen, dass wir sagen: Okay, wenn wir also eine App benutzen, wo die Mitarbeiter die Stunden aufzeichnen. Wie gesagt, die Stundenaufzeichnung erfolgt durch den Mitarbeiter sofort, an Ort und Stelle, täglich.

Dass ist alles gesichert, die Pausenregelungen sind dort enthalten, Schichtpläne, Urlaubspläne – alles das kann ich daraus ziehen. GPS-System, um auch gegenüber meinen Kunden entsprechend abrechnen zu können. Der Mitarbeiter kann 24/7 auf seine Abrechnung drauf sehen. Die Aktenschränke werden kleiner oder weniger, ich spare also Platz.

Der lieben Umwelt kommt zugute, dass wir nicht so viel drucken müssen. Auch die Druckerkapazität, der Verschleiß dieser ganzen Dinge. Wenn man sich das mal überlegt, ist das mit Sicherheit ein guter Schritt in diese Richtung, was man machen kann – selbst wenn man dafür etwas Geld in die Hand nehmen muss, um die App, die man für sein Unternehmen benötigt, zu implementieren.

Das war ein wunderschönes Schlusswort. Wir sind am Ende unserer Folge angekommen. Alle erwähnten Sachen verlinken wir euch natürlich in den Shownotes und ich spoiler mal: Einer unserer nächsten Blogartikel geht auch noch mal um das Thema Lohnabrechnung – nur damit wir einen kleinen Tritt in den Hintern kriegen, dass wir den endlich schreiben. So, das war mein Schlusswort.

Dann würde ich sagen, eine schöne Woche. Oder besser gesagt: Zwei schöne Wochen an alle.

Zwei schöne Wochen, jawohl. Bis dahin, tschüss.

Tschüss.