Scan-Modul adé - Wie geht es jetzt weiter ...

Datev hat zum 30.09.2022 die Unterstützung für das Datev Scan-Modul abgekündigt. Auch die Möglichkeit in Datev Upload Online die Webscan-Funktion zu nutzen, wird nun nicht mehr unterstützt.

die Gründe der Datev

Die Gründe der Datev liegt darin, dass es immer mehr elektronische Rechnungsformate gibt und die Vielzahl an leistungsfähigen Scan-Alternativen am Markt. Das Know-How, die Zeit und Entwicklungskosten sollen daher in andere Projekte investiert werden, was ich finde, auch eine durchaus logische Entscheidung ist.

In der IT (und mittlerweile in vielen Lebenslagen) hat jeder bestimmt schonmal den Spruch: "Never change a running system" gehört. Diese Weisheit im Zeitalter der Digitalisierung kann aber doch etwas gefährlich sein.

neue Herausforderung

Mit der Ankündigung stehen nun viele vor der Herausforderung: Wie geht es jetzt weiter ....

Im Zuge meiner Recherche für diesen Artikel bin auf sehr viele Alternativen gestoßen, die ich so gar nicht auf dem Schirm hatte.

Datev Alternativen

Auf der Website der Datev werden drei Alternativen aufgezeigt, die ich hier einmal genauer vorstelle:

1. Alternative: Upload per Datev Belegtransfer

Als ich diese Lösung gesehen habe, dachte ich: Belegtransfer ist doch für das Hochladen bereits digitalisierter Belege in die Datev Cloud Unternehmen Online. Ich kann doch damit gar nicht scannen?

Diese Möglichkeit greift, wie auch die anderen beiden Alternativen der Datev, auf die Scanner eigene Software zurück.

Der Upload per Belegtransfer ist eine Alternative, wenn die Scanner-eigene-Software die Möglichkeit Scan-to-File oder Scan-to-Folder bietet. 

Der Workflow ist dann wie folgt:
In der Scanner-App legst Du für die verschiedenen Belegtypen jeweils ein sog. Profil an (in meinem Beispiel ist es das Profil Dokumente, Rechnung und Schriftverkehr). In dem Profil wird festgelegt, wie der Scan erfolgen soll (z.B. dpi-Auflösung, schwarz-weiß) und wo der Beleg nach dem Scannen auf deinem Rechner gespeichert werden soll, also in welchem Ordner.

Wenn Du dann eine Rechnung einscannst, klickst du auf das entsprechende Profil, der Beleg wird eingescannt und auf deinem Rechnung abgelegt.

Jetzt muss der Beleg aber noch vom Speicherort hochgeladen werden. Dafür kommt jetzt der Belegtransfer der Datev zum Einsatz.

Wie das Einrichten funktioniert, hat der liebe Kollege Andreas Hausmann in seinem Video  wunderbar erklärt.

2. Alternative: Upload per Datev Upload Online

Wenn Dein Scanner nicht die Funktion (wie hier beschrieben) Scan-to-File oder Scan-to-Folder biete, dann ist diese Alternative möglich.

Du kannst mit Deinem Scanner den Beleg ein und er wird automatisch in ein Verzeichnis (was Du nicht verändern kannst) abgelegt. Meist öffnet sich der Ordner und das Dokument gleich im Anschluss. 

Nun öffnest Du Datev Unternehmen Online und gehst auf der Startseite auf Belege hochladen.

Anschließend wählst du den Belegtyp aus, den Du gerade eingescannt hast und klickst auf Datei laden und suchst den Beleg (oder auch mehrere Belege) raus und unten rechts auf hochladen.

3. Alternative: Upload per Datev Upload Mail

Eine weitere Möglichkeit ist, die eingescannten Belege oder Belege die Du schon digital erhalten hast, an eine sichere (genau definierte) Mailadresse zuschicken.

Auch hierzu hat Andreas Hausmann bereits ein Video erstellt, wie die Einrichtung funktioniert.

Das Prinzip ist dann so, dass die eingescannten Belege an eine Mailadresse für den Belegtyp gesendet werden.

Für Belege die ich extra scannen muss, finde ich diese Lösung nicht so wirklich praktisch. Anders sieht es aber mit Rechnungen aus, die ich digital erhalte. Ich kann in meinem Mailprogramme eine Regel hinterlegen, dass wenn ich eine Rechnung in einen bestimmten Ordner schiebe, diese Rechnung automatisch an die vordefinierte Mailadresse geschickt wird.

4. Alternative: Upload Mobil

Diese Alternative wird auf der Datevseite nicht vorgestellt, aber ich finde zur Vollständigkeit gehört diese Lösung mit dazu.

Wenn ich kein großes Belegaufkommen habe, oder nur sehr wenige Belege in Papier habe und er Rest bereits digital eintrifft, dann kann ich mit der App Upload Mobil, Belege scannen und in die Datev Cloud Unternehmen Online schicken.

Der Beleg wird beim Scannen gleich erkannt und entsprechend zugeschnitten und die Dateigröße ist ebenfalls angepasst.

Da es eine App ist, hat sie auf den Vorteil, dass sie (fast) immer dabei ist. Wenn ich unterwegs bin und z.B. eine Tankquittung bekomme, kann ich sie gleich Einscannen und sie ist in der Cloud und geht nicht mehr verloren.

Möchtest Du die App im Büro einsetzen und denkst Dir vielleicht "Puh, das ist auf Dauer in der Hand ganz schön anstrengend", dem würde ich eine Handyhalterung empfehlen. Ich habe z.B. diese im Einsatz: https://amzn.to/3ghVTAL*

Voraussetzung

Für alle drei Alternativen ist ein bestehender Unternehmen Online Vertrag notwendig und ich benötige ein Zugangsmedium, z.B. Datev SmartLogin (bei der App nur dieses möglich) oder Datev SmartCard.

Gibt es auch eine Alternative für das Datev Scan-Modul?

Das Datev Scan-Modul war super einfach zu bedienen, weshalb es von vielen Mandanten genutzt wurde.
Daher ist die Frage: Gibt es nicht eine wirkliche Alternative zum Datev Scan-Modul?

Ja, die gibt es, bzw. es gibt sogar zwei Alternativen.

Alternative 1: not Another PDF Scanner

Diese kostenfreie Open-Source-Software kannst Du Dir auf der Website www.naps2.com herunterladen, sofern Du in der Windows-Welt zu Hause bist.

Aus diesen Gründen kann ich die Software nicht zu Hause testen, aber ich kann Euch ein Video empfehlen, wo ihr Euch das Ganze einmal ansehen könnt.

Alternative 2: Scanmodul Next

Die Firma Kuhn IT hat die Software Scanmodul next entwickelt. Die Software kann von Dir vorab für 30 Tage getestet werden und ist anschließend als Jahreslizenz käuflich zu werben.
Auch hier ist Voraussetzung eine Windows-Umgebung.

Vielleicht wird es Zeit für einen Dokumentenscanner ...

Eine Zeitlang waren riesige Multifuktionsgeräte voll der Renner. Mittlerweile sind diese aber auch schon in die Jahre gekommen und der ein oder andere überlegt, welche Form des Gerätes jetzt vielleicht sinnvoll wäre.

In der Kanzlei hatten wir auch viele Jahre ein solches Multifunktionsgerät im Einsatz. Die Prozess in der Kanzlei haben sich aber mit der zeit geändert und als der letzte Riesenscanner langsam aber sicher seinen Zenit erreicht hatte, überlegten wir, oben wir uns wirklich so ein Ungetüm wieder zulegen wollen. Diese Art der Geräte nehmen doch sehr viel Platz in Anspruch.

Aufgrund der sich veränderten Prozesse, kamen wir zu dem Entschluss, dass wir keine drei Fächer mehr für unterschiedliches Papier benötigen. Durch einen Zufall hatten wir dann von der Scanfabrik gehört, wo das Scannen von Belegen, Dokumenten und Rechnungen viel schneller und besser gehen sollte, wie bisher.

Scannerbox

Den Ablauf haben wir uns dann bei einem Kollegen im Ruhrgebiet angesehen. Der Ablauf war super und wir schauten uns daheim die verschiedenen Anbieter solcher Scanlösung an. Schlussendlich entschieden wir uns für die Scannerbox von der Firma page one GmbH.

Mittlerweile gibt es die Scannerbox-Lösung für den Mandantenbereich. 

Die Nutzung ist simpel und es bedarf wenig Zeit beim Scannen.

Skandinavier

Die Firma Kuhn IT, die auch die Software Scanmodul next entwickelt hat, hat ebenfalls einen Scanner für den Mandantenbereich in Petto.

Testen konnte ich das System nicht, aber ich denke, auch hier ist ein einfaches und schnelles Scannen möglich.

Dokumentenscanner ohne Schnick und Schnack

Die eben erwähnten Scanner sind preislich schon etwas höher angesiedelt, als vielleicht andere Dokumentenscanner. Der Vorteil ist einfach, dass ich mich um fast nichts kümmern muss und per Touch alles auf dem Scanner schon eingerichtet ist.

Wer aber diesen Luxus nicht unbedingt braucht, aber trotzdem einen vernünftigen Scanner haben möchte und dazu ein leistungsfähiges "Scan-Modul" (z.B. ControlCenter4), der kann gerne zu diesen Geräten greifen:

Brother ADS - 1700 W
Brother ADS - 2400 N
Brother ADS - 4500 W 

Fazit

Es gibt viele Alternativen für das Scan-Modul. Die Frage ist, welchen Prozessablauf du bevorzugst. Soll es simpel und schnell sein, solltest Du zu den bereits fertig eingerichteten Scanner greifen. Ist Dir eine kostengünstige Variante liebe, dann schau was Deine Scannersoftware kann oder greif zur App.

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