Hallo und herzlich willkommen! Cool, dass du wieder mit dabei bist. Wir freuen uns sehr, dass du uns wieder ein paar Minuten deiner Zeit schenkst.

In der heutigen Episode wollen wir ein Thema besprechen, was viele Existenzgründer irgendwann so auf dem Schirm haben, nämlich, dass sie so viel zu tun haben, dass sie sich überlegen, ob sie jemanden benötigen, der sie unterstützt. Und darüber wollen wir heute sprechen, über Freelancer oder Mitarbeiter. Viel Spaß bei der heutigen Episode.

Willkommen zurück zur heutigen Episode. Wie schon im Intro erzählt, geht es heute bei uns um die Frage: Mitarbeiter oder Freelancer? Mit dabei ist natürlich auch die liebe Liane. Guten Morgen.

Guten Morgen an alle. Ihr hört also, wir nehmen das diesmal morgens auf. Selbst, wenn es abends erst gesendet wird.

Genau. Liane, wir hatten uns bei der Vorbereitung für den Podcast Gedanken da drüber gemacht: Was sind so häufige Fragen, die bei uns in der Kanzlei auftreten? Und bei deinem Eins-zu-eins-Call kommt ja welche Frage häufig?

Es kommt häufig die Frage: Kann ich mir einen Mitarbeiter leisten? Sollte es ein Mitarbeiter sein oder sollte ich mir einen Freelancer einstellen? Wie plane ich das Ganze? Was kommen da überhaupt an Kosten auf mich zu? Und bin ich überhaupt auch der Typ, dass ich überhaupt mit jemandem zusammenarbeiten kann oder möchte?

Das ist bei vielen auch wichtig. Kann ich mich auch so ein bisschen an mich selbst erinnern – an die erste Zeit–, weil man oft das Gefühl hat, gerade so, wenn man anfängt und man ist ganz alleine. Da weiß man, wie man alles macht. Und das Gefühl zu haben, es könnte möglicherweise keiner so, ich sag jetzt mal, gut in Anführungsstrichen machen wie ich selbst. Also auch dieses Vertrauen zu haben, dass ich auch Verantwortung abgeben kann.

Das sind also auch wichtige Themen bei diesem Gespräch.

Ich glaube, das ist auch gar nicht so einfach, dass man für sich entscheiden muss, was sind Themen, die auch jemand anderes, nachdem er eingearbeitet ist, genauso gut machen kann, wie ich das selbst machen kann.

Dieses Delegieren an andere liegt ja auch nicht jedem.

Genau. Vor allem manchmal stellt man ja sogar fest, der macht das viel besser als man selbst, weil der die Routine viel mehr hat und das eben demjenigen oder egal, ob jetzt Männlein oder Weiblein, das macht ja also vielleicht vielen mehr Spaß als mir selbst.

Das soll es durchaus geben. Die Interessen sind ja auch sehr unterschiedlich bei den Menschen. Von daher, sage ich jetzt mal, wenn ich jetzt bei uns an Lohn kucke, da ist ja auch, dass nicht jeder den eben halt gerne macht.

Aber ich meine, so was muss man halt auch mit oder so was kann man mit berücksichtigen und sollte man auch, weil dann ist es auch für alle Beteiligten viel angenehmer.

Genau. Weil demjenigen, dem das Spaß macht, der beschäftigt sich auch viel mehr damit und der kann dann auch die Fragen viel besser beantworten, weil er das eben auch viel häufiger macht. Und das ist schon wirklich von Vorteil.

Kommen wir aber noch mal zurück.

Also jetzt bin ich Existenzgründer, oder ich muss nicht zwangsläufig Existenzgründer sein. Es kommt vielleicht auch jemand, der schon viele Jahre soloselbstständig unterwegs gewesen ist, irgendwann mal, in die Bredouille will ich jetzt gar nicht sagen, aber in die Möglichkeit, dass man sagt: Okay, ich habe so viel zu tun. Ich muss mir jetzt überlegen, ich brauch Unterstützung. Da habe ich verschiedene Möglichkeiten.

Wir haben es ja schon angesprochen. Ich kann einen Mitarbeiter nehmen oder ich kann einen Freelancer nehmen. Was würdest du sagen, sind Kriterien, für welches man sich entscheidet? Oder wie geht man vor, damit man zu der richtigen Entscheidung für sich kommt? Weil es sind ja schon unterschiedliche– Wie nennt man das?

Unterschiedliche Auswirkungen.

Danke, fehlt doch noch der Kaffee.

Bei dem Freelancer ist es so, muss man davon ausgehen, das ist immer eine fremde Person, die auch selbstständig ist. Weil deswegen ist es ein Freelancer und sie muss ja die Selbstständigkeit haben, sonst hätte man dann schon sozialversicherungsrechtlich und so weiter Probleme bei Prüfungen. Also die ist wirklich auch ein eigener, also hat eigene unternehmerische Tätigkeiten und damit auch eigene Interessen.

Und da muss man eben kucken, ob sich ein Freelancer für diese Tätigkeit, die man also benötigt, wirklich die richtige Person ist. Ich denke, da sollte man erst mal so vorangehen, dass man sagt: Okay, welche Tätigkeiten möchte ich denn abgeben? Dass ich mir überlege, ob das jetzt Verwaltungsarbeiten sind oder ob ich wirklich eben einen aktiven Mitarbeiter, der also irgendwo auf der Baustelle mit tätig ist.

Das kann natürlich kein Freelancer sein, maximal vielleicht ein Subunternehmer. Oder ob das eben wirklich etwas ist, dass ich sage: Okay, auf Dauer möchte ich wachsen und da brauche ich jemanden dazu. Also so die Stundenzahl erst mal abklopfen und eben auch wirklich die Tätigkeit, die sich dahinter verbirgt, was abgeben möchte.

Ich habe mal irgendwo gelesen, dass Freelancer so geeignet sind, wenn man so personellen Engpass mal hat. Also wenn ich jetzt ein Projekt habe, wo ich mal nur kurzfristig eine Person brauche, die mich dafür unterstützt. Oder habe ich eben irgendein Projekt, was auf Dauer angelegt ist.

Da ist ein Freelancer vielleicht nicht unbedingt geeignet. War begründet mit: Der ist nicht im Unternehmen eingegliedert, sag ich mal, der ist– Loyal sollte er schon sein, aber er identifiziert sich ja nicht mit dem Unternehmen, weil er ist selber selbstständig, von daher–

Genau, der hat ja seine eigenen Interessen, um seine selbstständige Tätigkeit nach vorn zu bringen. Das ist auch ganz in Ordnung, dafür ist er ja selbstständig.

Und beim Mitarbeiter ist es so, wenn ich– Ich empfehle immer, dass man dann erst mal sagt: Okay, was sind für mich so auch, ich sage mal, die wesentlichen Werte, die ich eigentlich so habe? Dass ich mir dann eben überlege: Welcher Mitarbeiter passt dann zu mir? Was sollte der also mitbringen? Welches Wissen, welche Fähigkeiten? Wobei man natürlich auch so von der menschlichen Seite her das eben betrachten muss oder wie kreativ der ist.

Ich kann mich daran erinnern: Wir hatten mal jemand, die war wirklich menschlich super, also hätten wir die super gern behalten, aber fachlich war eben wirklich da irgendwo so an die Grenzen gekommen. Und da muss man eben auch entscheiden: Okay, das passt dann eben nicht.

Aber nur das Fachliche in den Vordergrund zu schieben, denke ich, ist auch nicht so der Weg, sondern viele menschliche und kreative Züge sollte man eben wirklich mit berücksichtigen, weil das bringt auch noch mal einen Input für das Unternehmen und hat ganz andere Möglichkeiten, die man dann mit dem Mitarbeiter und den anderen Teammitgliedern, die man vielleicht möglicherweise schon hat, aufzubauen.

Denn manchmal dreht man sich ja auch so im Rad, wenn man immer in seinem eigenen Kreis irgendwo so tickt.

Man muss auch vielleicht sagen, dass wenn ich bisher soloselbstständig war und es natürlich auch noch weiter bin, ist ja auch ein Freelancer ein bisschen was anderes, als wenn ich dann schon Jahre am Markt bin und auch schon Mitarbeiter habe, weil da ein Freelancer zu integrieren ist schwieriger. Weil der wird eben nicht ins Team integriert, der ist eben selbstständig, der ist nicht an Arbeitszeiten interne gebunden, der hat mit Kündigungsschutz und so weiter alles nichts am Hut.

Also wenn ich schon Mitarbeiter habe, muss ich mir vielleicht noch einen Tucken mehr Gedanken machen. Stelle ich jetzt wirklich einen Mitarbeiter ein oder stelle ich einen Freelancer ein? Wenn ich natürlich bisher noch gar keinen Mitarbeiter habe, ist auch die Herangehensweise vielleicht ein bisschen eine andere für die Entscheidung.

Genau, weil dann kann ich wirklich erst mal gucken: Wo stehe ich jetzt? Was möchte ich erreichen? Wozu brauche ich eben jemanden? Und wird das auf Dauer sein – zumindest nach dem heutigen Standpunkt? Und wie viel Verantwortung möchte ich auch übernehmen?

Weil wenn ich Mitarbeiter einstelle, habe ich eben auch Verantwortung, die ich tragen muss. Das gehört einfach mit dazu letzten Endes. Und ich denke, was auch ganz wichtig ist, dass ich auch für mich mal eine Stellenbeschreibung mache. Stellenbeschreibung klingt immer so schlimm, aber dass man zumindest, sage ich mal, eine Vorstellung hat: Was soll denn wirklich diese Person an der Stelle, wo ich die haben möchte, wirklich für mich leisten?

Daran kann ich auch festmachen, was für eine Qualifikation und was für Erfahrungen die mitbringen sollte. Und der Vorteil ist für die andere Seite, sie weiß dann auch ganz genau, was von ihr eigentlich erwartet wird und kann das auch viel besser abschätzen: Ist das etwas für mich? Denn es kostet ja immer viel Zeit, eine Mitarbeiterin einzuarbeiten. Ich glaube, irgendwo habe ich mal gelesen bis zu sechs Monate.

Manchmal habe ich gefühlt, wenn ich bei uns in die Kanzlei kucke, denke ich: Manche Dinge dauern eben einfach stellenweise auch noch länger. Und das darf man alles nicht vergessen, dass das also auch mit dazugehört und dass das also etwas ist, wo ich sage: Also wenn ich dann jemand nehme, sollte doch die Erwartungshaltung von beiden Seiten so sein, dass man sagt: Könnte man gut erfüllen, man passt gut zusammen. Und reden ist da immer ganz wichtig, weil nur dann weiß jede Seite: Okay, es funktioniert.

Und man muss sich ja auch Gedanken machen, haben wir eben schon gesagt, wie viele Stunden ich den einstelle. Wenn ich jetzt, sage ich mal, das Ganze nur für insgesamt überhaupt zehn Stunden brauche, dann muss ich mir überlegen: Stelle ich dafür überhaupt einen Mitarbeiter ein? Das wird sich ja fast nicht lohnen. Die Frage ist, ob ich für zehn Stunden einen Freelancer kriege.

Aber ich glaube für zehn Stunden einen Freelancer ist wahrscheinlich einfacher, als wenn ich das als Mitarbeiter irgendwie versuche zu bewältige. Weil das sind zehn Stunden einmalig einfach, das steht gar nicht im Verhältnis, wie viel ich da erst mal reinstecken muss, damit der überhaupt diese Aufgabe erfüllen kann.

Weil ich habe auch ähnliche Zahlen, wie du sie eben gesagt hast. Ich hatte gelesen mit sechs bis neun Monate Mitarbeit und der Freelancer, der macht das meistens schon in drei Monaten, weil der ganz anders an die Sache herangeht. Das sind wirklich Fachkräfte für genau dieses eine Thema, für was man den dann eben braucht. Ich meine, du stellst ja auch nicht einen Freelancer ein, der Grafikdesigner ist, und der soll deine Buchhaltung machen.

Ja, genau. Das ist eben ganz gezielt. Er und seine Technik und seine Arbeitsweise und da muss man eben nur gucken: Passt das zusammen? Und dann ist der genau an der richtigen Stelle dafür da.

Aber der ist eben null integriert mit Kündigungsschutz und so weiter. Das ist eben alles außen vor. Und wie gesagt, er ist nicht bestrebt, das Unternehmen selbst voranzubringen.

Nein, das ist es eben sein Unternehmen. Das ist der Unterschied.

Aber was natürlich immer die große Frage bleibt, egal, ob ich jetzt Freelancer habe oder ob ich jetzt einen Mitarbeiter einstelle – wobei ich bei Mitarbeiter ja noch unterscheiden muss: Minijob oder Teilzeitkraft oder Vollzeitkraft.

Aber jetzt lassen wir das mal gerade noch an der Seite. Kann ich mir es denn überhaupt leisten? Und ich glaube, dass es dafür über Profit first eine Möglichkeit gibt. Unabhängig davon, dass ich jetzt schon einen Mitarbeiter vorher habe oder bevor ich überhaupt mit dieser Entscheidung oder in diese Notwendigkeit dieser Entscheidung komme, dass ich das von Anfang an schon berücksichtigen kann.

Kannst du das mal erzählen, wie man das machen kann, Liane?

Ja, also bei Existenzgründern, die wir beraten, empfehle ich eigentlich sowieso immer, dass wenn das Grundsystem von Profit first steht, also die fünf Konten – wenn du davon noch mehr erfahren willst, ich glaube, in irgendeiner vorhergehenden Episode haben wir das System von Profit first schon mal erklärt, mit den unterschiedlichen Konten.

Aber ich empfehle jedem Existenzgründer noch mit dazu ein Konto schon für, ich sage jetzt mal, Lohnkonten. Ob das dann zum Schluss ein Freelancer wird oder ein Mitarbeiter ist ganz egal. Aber schon mal ein Konto diesbezüglich anzulegen und immer ein Prozent der Einnahmen da drauf zu sparen. Das heißt, das Unternehmen gewöhnt sich also schon daran, dass es möglicherweise mal Lohnkosten haben wird. Und dann ist das Unternehmen schon damit beschäftigt, immer ein Prozent dahin zu zahlen.

Dann baue ich mir also schon eine kleine Reserve an Liquidität auf, die ich für meine spätere Entscheidung, ob ich einen Mitarbeiter einstelle oder nicht, schon eine gewisse Sicherheit habe, weil dann sehe ich, wie viel Geld ich schon drauf habe. Habe dann eine Vorstellung: Wie viel Lohn möchte ich denn meinem Mitarbeiter dann zahlen für die Tätigkeit? 

Und dann kann ich kucken: Wie weit hat sich denn mein Unternehmen das in der letzten Zeit schon leisten können? Dass ich also immer von den geplanten Lohnkosten, dann auch in diesen Prozentsatz dann immer schrittweise etwas steigere, sodass ich sage: Okay, ich habe eben wirklich ein Konto für meine Lohnkosten.

Ich kann mich noch daran erinnern, als ich vor Jahren Profit first aufgestellt habe, war wirklich meine erste Handlung mit nach dem Einrichten der normalen Konten von Profit first das Lohnkonto anzulegen. Weil Lohnkonto bei uns im Dienstleistungssektor ist also eine große Position und für mich war das immer wirklich sehr beruhigend, wenn ich wusste: Okay, am zwanzigsten des Monats ist der Aufwand, den ich für meinen Lohn benötige auf dem Lohnkonto drauf.

Also da konnte ich ruhig schlafen und das war wirklich richtig entspannend. Und ich glaube, diese Entspannung und das ruhige Schlafen, das möchten viele Selbstständige.

Genau. Und so gewöhnt sich das Unternehmen schon daran. Auch wenn noch gar nicht die Frage vielleicht überhaupt im Raum steht: Habe ich irgendwann mal Mitarbeiter? Und was dann eigentlich ganz schön ist: Wenn ich jemanden einarbeiten muss, das kostet Zeit – egal, ob es jetzt der Freelancer ist oder ob es der Mitarbeiter ist, völlig unabhängig.

Aber in der Zeit, wo ich jemanden einarbeite, bin ich nicht zu hundert Prozent in der Lage, Umsatz zu generieren. Und dadurch habe ich dann schon einen Puffer auf dem Konto, wo ich sagen kann: Okay, wenn ich den jetzt eben einen Monat oder zwei Monate einarbeiten muss und ich kann eben nur achtzig Prozent an eigener Zeit noch umsetzen, habe ich zumindest finanziell einen Puffer, um diese Zeit dann eben auch zu überbrücken.

Weil wenn ich erst mich mit diesem Gedanken beschäftige, dann habe ich ja schon ein bisschen wieder einen Druck dahinter und den kann ich mir als Existenzgründer einfach schon vorher nehmen. Klar, jeder der mit Profit first jetzt erst anfängt und schon Jahre am Markt ist: Klar, was nicht ist, ist nicht. 

Aber es heißt ja nicht, dass man nicht trotzdem damit anfangen kann.

Genau. Und ich finde, es ist auch nicht schlimm, wenn man das noch nicht gemacht hat. Ich hatte das vorher auch noch nicht gemacht. Aber es gibt dann eben einen Zeitpunkt X, da beginnt man damit und dann stellt man im Nachhinein fest: Schade, dass man es nicht vorher gewusst hat.

Aber es ist eben wirklich ein ganz entspannendes Gefühl, wenn man sagt: Okay, das Geld ist drauf. Ganz beruhigt, weil, wie gesagt, wenn man Mitarbeiter hat oder auch einen Freelancer, man hat Verantwortung denen gegenüber. Die haben auch ihre Aufwendungen, die müssen auch ihre Miete bezahlen, alles. Und wenn ich mich dafür entschieden habe, also jemand zu beauftragen, der für mich tätig ist, egal in welcher Form, dann ist das einfach auch meine Verantwortung und meine Verpflichtung, dass ich den auch für seine Leistung bezahle.

Dafür muss mein Unternehmen sorgen und da muss ich auch alles dafür tun, dass das möglich ist.

Liane, das waren wunderschöne Schlussworte. Wir sind nämlich schon am Ende unserer Folge angekommen. Und wir verlinken euch natürlich alle erwähnten Episoden, wie es um Profit first und so weiter losgeht und wenn man mehr wissen möchte, natürlich auf unserer Webseite, die wir euch auch verlinken, findet ihr die Sachen.

Und wer einen Selbstlernkurs mit Profit first machen könnt, dem können wir unseren Greenhorn-Kurs empfehlen. Auch der wird natürlich für euch verlinkt. Wir wünschen euch eine schöne Woche bzw. schöne vierzehn Tage und erfolgreiche Umsetzung eurer Ziele.

Genau, bis bald. Tschüss.