Liquidität sichern - Handlungsspielräume stärken

Ausreichende Liquidität sichern, ist der Hebel jedes unternehmerischen Wachstums. Dies kann natürlich auch durch Kredite erreicht werden. Durch Kredite begibst Du Dich aber in eine Abhängigkeit gegenüber Banken. Dein Handlungsspielraum wird eingeschränkt.

Und es entsteht auch ein gewisser Druck, da auch diese Zahlungsverpflichtungen erfüllt werden müssen. Mir ist schon bewusst, dass nicht immer auf Kredite verzichtet werden kann. Trotzdem bin ich ein Verfechter davon, zur eigenen Bank zu werden.

Was ist Liquidität?

Liquidität ist ein Begriff aus der Betriebswirtschaft. Ein Unternehmen ist liquide, wenn es alle fälligen Zahlungsverpflichtungen in voller Höhe erfüllen kann. Gleichgültig, ob es sich um Lieferantenrechnungen, Mieten, Gehälter, Sozialversicherungsbeiträge, Steuern oder andere Verbindlichkeiten handelt.

Es ist eine der wichtigsten Kennzahlen. Mangelnde Liquidität kann zu großen Schwierigkeiten führen, bis zur Insolvenz.

Deshalb sollte rechtzeitig Vorsorge getroffen werden. Das Unternehmen muss frühzeitig lernen, auf gesunden finanziellen Beinen zu stehen. Bei der Liquidität geht es ausschließlich um das Geld, welches wirklich in Cash zur Verfügung steht. Gleichgültig ob als Bargeld in der Kasse oder auf dem Bankkonto.

Gewinn und trotzdem mangelnde Liquidität

Als ich meine Kanzlei gründete, war ich Einzelkämpferin. Die Kanzlei in der eigenen Wohnung. Ich brauchte Computer, Software, Kopierer und solche Dinge. Keine großen Investitionen, die sehr viele finanzielle Mittel in Anspruch nahmen. Als die Kanzlei wuchs, war das schon anders.

Neue Kanzleiräume mussten angemietet werden. Neue Büroausstattung, neue technische Ausstattung vom Server angefangen bis zu den einzelnen Arbeitsplätzen, da verschwand nur so das Geld von meinem Konto. Ich war schon immer ein Fan von Eigenkapital.

Ein Blick auf meine betriebswirtschaftliche Auswertung spiegelte diese Situation nicht wider. Gewinn und Liquidität sind eben nicht dasselbe.

Also hieß es Ursachenforschung betreiben

Was ich vor lauter Arbeit übersehen hatte, für Nachschub auf dem Konto zu sorgen. Wir hatten gut zu tun, deshalb auch die Erweiterung. Was wir aber nicht hatten, waren Festlegungen, wann die Leistungen abgerechnet werden. Wer die Leistungen abrechnet. Wie unseren Mahnwesen funktioniert.

Solange ich allein war, hatte ich mir darüber keine Gedanken gemacht. Ich war sowieso die Einzige, die Rechnungen schrieb. Wenn die Forderungen zu hoch wurden und dann mal Zeit war, hieß es eben zum Telefonhörer greifen und an die Bezahlung erinnern.

Dies funktionierte so nicht mehr. Es mussten Standards geschaffen werden, damit jeder wusste, wann die Leistung abgerechnet wird und welches Zahlungsziel.

Dazu werden bei uns Aufträge für jede Tätigkeit angelegt. Mit Abschluss des Auftrages wird dieser eigenverantwortlich von der Sachbearbeiterin abgerechnet. Wir haben Honorarvereinbarungen bzw. einen Dienstleistungskatalog, aus dem die Vergütung abgeleitet werden kann.

Es muss heute keiner mehr auf mich warten, um eine Rechnung zu schreiben.

Diese Standards haben wir schriftlich fixiert. Damit werden die Mitarbeiterinnen auch nicht eingeengt. Ganz im Gegenteil. Sie haben ein Instrument an der Hand, mit dem sie sicher arbeiten können.

Ich weiß aus meiner Tätigkeit, dass es einigen so geht. Viel Arbeit, keine Zeit für Rechnungen schreiben und die finanziellen Mittel schwinden auf dem Konto.

Stehen dann Rechnungen an, die unbedingt bezahlt werden müssen oder die Lohnzahlungen sind bald fällig, wird ein Wochenende genutzt, um die Aufträge der letzten vier bis acht Wochen abzurechnen. Dann noch die Hoffnung, dass der Kunde schnell zahlt.

Meine Tipps, mit denen Du Deine Liquidität sichern kannst

Standards festlegen

Fixiere schriftlich Standards zur Leistungsabrechnung. Wann werden diese abgerechnet? Wer ist dafür verantwortlich? Welches Zahlungsziel wird den Kunden gewährt? Gestalte die Prozesse rund um die Leistungsabrechnung so, dass nicht nur Du die Rechnungen erstellen kannst.

Gleichgültig, ob Du im Unternehmen bist oder nicht, ein kontinuierlicher Geldeingang muss möglich sein.

Fixiere schriftlich Standards für die Überwachung der Zahlungseingänge. Wann wird gemahnt? Wer mahnt? Gibt es Mahnstufen? Wenn ja, wie viele? Wer erhält die Information, wenn der Kreditrahmen des Kunden überschritten ist? Wann wird die Leistungserbringung eingestellt?

Abschlagsrechnungen erstellen

Prüfe, ob Du gegenüber Deinen Kunden mit Abschlagsrechnungen abrechnen möchtest. Dies ist besonders wichtig, wenn Du hohe Materialrechnungen vorfinanzieren musst. Aber nicht nur dann. Auch bei anderen Aufträgen, die über einen längeren Zeitraum laufen, sind Abschlagszahlungen sinnvoll.

Oder bei Projekten, wo der Kunde auch Vorarbeiten oder andere Zuarbeiten erbringen muss. Hat der Kunde erstmal Geld für eine Leistung bezahlt, möchte er sie auch so zeitnah wie möglich erhalten. Das gibt Dir Planungssicherheit.

Ich denke, mit der entsprechenden Transparenz gegenüber Deinen Kunden, sollte dies keine Hürde darstellen. Ansonsten solltest Du Dir schon die Frage stellen, ob das überhaupt der Kunde ist, mit dem Du zusammenarbeiten möchtest.

Materialkonto einrichten

Bist Du in einer Branche tätig, die viel Material oder Fremdleistungen einkauft, dann richte Dir ein Bankkonto dafür ein. Hast Du das System Profit First in Deinem Unternehmen schon eingeführt, dann ist dies eine Erweiterung. Dann weißt Du, wie die Prozente errechnet werden.

Hast Du das noch nicht, dann nutze hilfsweise Deine betriebswirtschaftliche Auswertung. Wie hoch ist der Prozentsatz Deiner Materialkosten und Fremdleistungen im Verhältnis zu Deinen Einnahmen? Diesen Prozentsatz nutzt Du, um von Deinen Einnahmen den entsprechenden Geldbetrag auf Dein Materialkonto umzubuchen.

Dafür legst Du Dir einen bestimmten Rhythmus fest. Wie Du das gestalten kannst, findest Du in diesem Artikel.

Plane Deine Liquidität

Auch Liquidität lässt sich planen. Und dies nicht nur für Banken. Meine Empfehlung mach es für Dich. Wo möchtest Du am Ende des Jahres stehen? In zwei Jahren, in vier Jahren? Welche Liquiditätsreserven möchtest Du haben? Kannst Du die nächsten drei Monate alle Ausgaben bezahlen, auch wenn 0,00 Euro auf Deinem Bankkonto eingehen?

Ich weiß, es ist eine große Herausforderung. Das geht auch nicht von jetzt auf gleich. Immer Schritt für Schritt. Jede Rücklage verschafft Dir auch in etwas schwierigeren Zeiten Freiraum, um Deine unternehmerischen Entscheidungen zu überdenken. Liquidität auf Deinen Konten und eine klare Finanzstruktur lässt Dich auch ruhig schlafen.

Brauchst Du Unterstützung?